Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса (Аллен)

Аббревиатура GTD (от Getting Things Done) получила широкое распространение во всем мире как название методологии, описанной в этой книге. Она используется и в тексте этого издания.

Когда я пишу эти строки, в самом разгаре мой переезд в Европу из США и я пытаюсь свести свое физическое имущество к необходимому минимуму. Поэтому я отсканировал и перевел в цифровой формат все содержимое своей системы напоминаний (которой пользуюсь уже почти тридцать лет). И не раз мне пришлось испытать разочарование по поводу того, что со многими вещами я справился бы более эффективно, если бы имел дело с физическими предметами!

Энди Уорхол (Эндрю Вархола, 1928–1987) американский художник, продюсер, дизайнер, писатель, коллекционер, издатель журналов и кинорежиссер. Прим. ред.

Рекомендую: Чарльз Дахигг. Сила привычки. Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе. М.: Карьера Пресс, 2014.

Когнитивистика (лат. cognitio – познание) – междисциплинарное научное направление, объединяющее теорию познания, когнитивную психологию, нейрофизиологию, когнитивную лингвистику и теорию искусственного интеллекта. Прим. ред.

Я использую термин «работа» в самом общем его смысле, подразумевая все, что необходимо выполнять. Многие проводят границу между «работой» и «личной жизнью», но только не я. Для меня прополка сада от сорняков или изменение завещания – такая же работа, как написание этой книги или консультирование клиента. Все предложенные в этой книге методы и техники могут применяться в полном спектре «работа – личная жизнь». Так и должно быть, чтобы они были эффективными.

Питер Фердинанд Друкер (1909–2005) – американский ученый, экономист, публицист, педагог; один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века. Прим. перев.

Деятельность, связанная с обработкой имеющейся информации и получением новой. К «информационным работникам», или работникам умственного труда, относятся программисты, аналитики, специалисты по планированию и др. Прим. перев.

Великая депрессия в начале прошлого века внесла свою лепту в состояние неопределенности, так как многие люди были вынуждены продолжить работать по достижении пенсионного возраста и искать новые способы зарабатывания денег.

Mind Over Water: Lessons on Life from the Art of Rowing by Craig Lambert. Houghton Mifflin, 1998.

«Информационная работа», или «интеллектуальный труд», для многих людей сегодня может оказаться незнакомой концепцией просто потому, что наша жизнь – это сплошной мыслительный процесс, выбор и принятие решений по поводу множества нематериальных и неочевидных вещей. Большинство из нас постоянно находятся в этом информационном поле (как говорится, меньше всего рыба обращает внимание на воду). Тем не менее большинство людей не осознают мыслительный процесс как таковой. Может показаться, что концепция интеллектуального труда касается только «белых воротничков». В прошлом веке, когда она только зарождалась, так и было, однако любой человек, поднявшийся над гранью обычного выживания, уже имеет отношение к этой группе людей. Любой родитель, выбирающий, на какие занятия отдать ребенка или какое электронное устройство ему подарить, тоже попадает в зону действия этой концепции.

См. исследование проф. Баумейстера: Roy F. Baumeister and E. J. Masicampo. Consider It Done! Plan Making Can Eliminate the Cognitive Effects of Unfulfilled Goals // Journal of Personality and Social Psychology 101, no. 4 (2011): 667–683.

Этой теме (и многим другим) посвящена замечательная книга Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength Роя Баумейстера и Джона Тирнея (Penguin, 2011).

Пинбол – тип аркадной игры, в которой игрок набирает игровые очки, манипулируя одним или более металлическими шариками на игровом поле. Прим. ред.

Однако если вы решили организовать празднование в ресторане какого-то успешного события вашего лучшего друга, сложность этого мероприятия и детали, накопившиеся у вас в голове, заслуживают хотя бы того, чтобы набросать их на салфетке!

MBA, МБА (англ. master of business administration) – магистр бизнес-администрирования, квалификационная степень в менеджменте. Прим. ред.

Термин ввел Д. Норман, преподаватель и основатель одной из ведущих компаний в области дизайна Nielsen Norman Group, автор книг. Прим. ред.

Вы можете планировать проекты, не требующие немедленных действий, например представлять дом своей мечты. Отсутствие необходимости определять следующее конкретное действие автоматически переносит такой проект в разряд «Когда-нибудь / может быть»… и для подобных проектов это вполне нормально.

После работы можно завершить несложные дела, которые вы, скорее всего, не будете делать в течение рабочего дня: рассортировать большую кипу бумаг, навести порядок в ящиках стола, поискать место для предстоящего отпуска или упорядочить чеки.

Во многих странах сложно найти обычные недорогие папки для простой, но необходимой системы хранения, за которую я выступаю. Возможно, вам придется проявить смекалку, чтобы найти подходящий вариант.

После первого издания книги «Как привести дела в порядок» возник целый ряд программ на основе методологии GTD. Большинство из них представляют собой просто цифровые и мобильные программы для составления списков и управления ими с различными средствами оптимизации, соединения и графическими видами.

Очень удобное время для этого – день накануне Рождества или рабочий день накануне любого другого праздника. У большинства людей уже предпраздничное настроение, так что это идеальная возможность совместить приятное с полезным.

Если раньше вы уже пользовались какими-то версиями методологии GTD, у вас уже организованы списки проектов и действий, но их содержание устарело, лучше вернуть их в корзину «Входящие» и начать все заново. Не стоит начинать использовать новую версию системы с устаревшими материалами.

Обсессивно-компульсивное накопление – это другое явление; мы не имеем дела с этим состоянием в рамках этой методологии и моего опыта.

Многие мои клиенты (даже те, кто преимущественно пользуется техническими устройствами) по достоинству оценили метод записывания идей на отдельных листах бумаги и сделали его частью своего процесса управления задачами. Ваши мысли стоят того, чтобы уделить им должное внимание!

LIFO (last in – first out) – учет в обратном порядке, алгоритм «последним пришел – первым обслужен». FIFO (first in – first out) – простая очередность в порядке поступления, алгоритм «первым пришел – первым обслужен». Прим. перев.

Идеальное место для этой категории – один из ваших дополнительных канцелярских лотков. Временно используйте его для того, чтобы собрать все, что вы систематизируете, позже. Впоследствии вы сможете хранить там документы по текущим проектам и физические напоминания о следующих действиях.

Еще один прорыв в технологии персональной продуктивности (в некоторой степени определенный популярностью методологии GTD) – развитие напоминаний, основанных на местоположении человека. При подключенном сервисе GPS-навигации мобильное устройство способно определить ваше местоположение – в строительном магазине, дома, в городе – и напомнить о действиях, связанных с этой средой. В принципе, это имеет смысл. Однако на практике мы всегда имеем дело с многочисленными вариантами и оцениваем всю совокупность наших задач с разных точек зрения. Так что эта функция не более чем приятное дополнение к списку задач, который мы держим под контролем, как часть общей системы. Пока еще слишком оптимистично полагать, что применение этой технологии поможет абсолютно не беспокоиться о делах и при этом не упускать ничего из виду.

Под «повесткой встречи» я подразумеваю вопросы, которые необходимо обсудить с кем-то или во время встречи.

В этом случае предпочтение лучше отдать электронным спискам (а также отдельным листам бумаги в разных папках), так как они позволяют легко переносить пункты списка из одной категории в другую по мере того, как меняется ситуация, при этом вам не нужно ничего переписывать или переделывать.

В этом подходе есть свои риски, если вы не следите за этими «Счетами на оплату» или «Квитанциями на обработку». Чтобы не думать об этих документах, недостаточно просто системно их хранить – вы должны быть уверены, что в состоянии своевременно с ними разбираться.

Если все сообщения, с которыми вам нужно разобраться, помещаются в пределах одного экрана, возможно, достаточно оставить все как есть. Однако если их число таково, что вам приходится пользоваться прокруткой, имеет смысл упорядочить их вне зоны входящих сообщений.

Некоторые приложения электронной почты позволяют перемещать или связывать электронные сообщения со списком задач или аналогичной областью. Нужно разобраться с этой функцией, чтобы этот процесс проходил эффективно и без сбоев.

Когда я пишу это, я мучительно пытаюсь организовать свой переезд из Калифорнии в Европу. Несколько месяцев в моем списке проектов значился пункт: «Переехать в Амстердам». На прошлой неделе, когда настала необходимость действий по самым разным аспектам, я разбил этот один проект на 15 составляющих, которые теперь должен контролировать каждую неделю, начиная от «Открыть счета в голландском банке» до «Решить вопрос с хранением картин в Санта-Барбаре».

Развитие технологий будет способствовать дальнейшей автоматизации рабочего процесса; CRM-системы и другие приложения программируются, чтобы производить напоминания о действиях, и т. д. Теоретически это должно снизить персональную необходимость отслеживания подобных вопросов. На практике каждый человек должен контролировать весь спектр работ, за который он отвечает, и управлять им в рамках собственной комплексной системы. Кроме того, иногда ситуация меняется так быстро или является настолько тонкой, что ее нельзя доверить даже самым продвинутым технологиям.

Я не прочь вкусно пообедать и потому собираю информацию о тех ресторанах по всему миру, которые мне было бы интересно посетить (учитывая как личный опыт, так и рекомендации). Я храню эту информацию в электронном приложении, и мне достаточно зайти, например, в следующие папки: «Места – Лондон – Рестораны», чтобы увидеть нужный мне список. Всего лишь одной теме – ресторанам, которые я хотел бы посетить, – посвящены сотни папок и подпапок в моем компьютере.

Если вы пользуетесь календарем с возможностью доступа к нему других лиц, очевидно, вы должны более внимательно относиться к подобного рода напоминаниям. В электронных календарях, как правило, есть функция настройки «личной» информации, которую вы можете использовать для напоминаний, не предназначенных для посторонних глаз.

Ее также можно назвать системой управления «отложенными», «перенесенными», «постоянными» или «последующими» задачами.

Альфред Норт Уайтхед (1861–1947) – британский математик, логик, философ. Прим. ред.

Наглядно и ярко значимость этой функции (и того, какими могут быть последствия, если не уделять ей должного внимания) описал Атул Гаванде (Atul Gawande) в своей книге The Checklist Manifesto: How to Get Things Right (Metropolitan Books, 2009). (Чек-лист: как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям. М.: Альпина Паблишер, 2014.)

Это особенно важно при ведении совместного календаря, когда у других людей есть возможность добавлять туда события. Для вас может оказаться неприятным сюрпризом неожиданное напоминание о встрече, которую назначил кто-то другой!

Гибкое программирование технологически заключается в том, что применяются специальные программоносители, позволяющие производить быструю смену программы управления без каких-либо переналадок самой машины. Прим. ред.

Есть множество способов бросить все. Вы можете игнорировать окружающий мир и его реалии и довериться мирозданию. В какой-то момент я так и поступил и приобрел серьезный опыт. Но такого опыта я не пожелал бы никому. Я попытался освободиться от всех своих связей, хотя и не собирался сводить счеты с жизнью (но был на волосок от этого!). Мне пришлось многое узнать о том, как взаимодействовать с внешним миром. При этом умение довериться внутреннему чутью, его мудрости и советам в том мире, в котором вы живете, – это новый уровень мышления. Доверие к самому себе и к источнику своей жизненной мудрости – это самый простой вариант проявления свободы и выражения личной продуктивности.

В идеале вы можете систематизировать напоминания о своих следующих действиях самым причудливым образом; критерием могут выступать: время, мысленные усилия, местоположение, инструментарий, эмоциональная отдача, зона внимания, цели и проекты. Вопрос в том, какая степень структурирования уже не оправдывает затраченных усилий. Если вам потребуется напрягаться, чтобы вносить информацию в систему, вы просто перестанете это делать. Цифровые приложения для управления списками и категориями постоянно предоставляют нам все больше возможностей фрагментировать информацию самыми разными способами. Однако здесь нужно взвешенно подойти к вопросу, стоит ли это той энергии, которая тратится на использование системы в самые «горячие» рабочие моменты. (Функционал сортировки по особому контексту предлагали уже первые программы для работы с электронными таблицами благодаря структурированию столбцов и созданию сортировочных макросов. Но неужели мне нужно проделывать все это, чтобы просто внести напоминание «Позвонить брату»!?)

При выборе в пользу несложных задач вы должны понимать, что выбираете их потому, что на более сложные у вас нет сил, или потому, что избегаете делать что-то более сложное.

Вполне вероятно, что это одна из причин, почему кто-то может сопротивляться принятию и применению методологии Getting Things Done. Некоторые задачи на более высоких уровнях горизонта, которые могут неожиданно появиться на поверхности, окажутся слишком неприятными. Парадоксально, но факт: для некоторых занятость на работе служит хотя бы временным способом поддерживать комфортное душевное состояние.

Диаграмма Ганта – популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту; один из методов планирования проектов. Прим. ред.

С помощью цифровых фотокамер в смартфонах можно сделать снимок доски для записей или флипчарта, затем стереть информацию для дальнейшего проведения мозгового штурма, а сам снимок разослать участникам.

Представьте, что бумагу изобрели только что. Ух ты! Эта штука обеспечивает визуальную карту вашей цифровой информации, которой вы можете управлять по своему желанию и передавать физически и визуально. Она облегчает сбор информации, стимулирует творческое мышление и помогает поделиться результатами – и это без батареек и электричества! Ого!

Довольно популярна следующая концепция: концентрация на собственных ценностях упростит вашу жизнь. Я придерживаюсь противоположного мнения: подавляющее число обязательств, которые люди на себя принимают, обусловлено именно их системой ценностей. Ценности являются критически важным элементом для принятия решений, осознания смысла и направления. Однако не надо самообмана: чем больше вы уделяете им внимания, тем больше в вашей жизни появляется обязательств. Система ценностей облегчает для вас принятие решений, но не надейтесь, что она сделает вашу жизнь проще.

Мне очень хочется применить в данном случае слово «навык», но я сомневаюсь. Каждый из нас уже обладает способностью принимать решения о следующих действиях. Мы делаем это постоянно, тысячу раз на день, но преимущественно бессознательно. При этом принимать решения до того, как у нас просто не будет иного выхода, в отношении того, что мы должны сделать, – очень действенная и простая когнитивная модель поведения, которой можно научиться, тренировать и активно применять. Это основной элемент тренировки при интеллектуальной работе. Однако большинство людей не делают этого даже в отношении самых важных вещей в своей жизни.

Один из наиболее существенных пробелов в сфере продуктивности, который мне доводилось наблюдать в некоторых компаниях, заключался в отсутствии определения четких дальнейших действий для долгосрочных проектов. Долгосрочный проект не означает «когда-нибудь / может быть». Проекты, цели которых далеки, все равно необходимо реализовывать как можно скорее. «Долгосрочный» просто означает «больше отдельных шагов до момента завершения», а не «нет нужды определять дальнейшие действия, потому что день Х еще не скоро». Когда каждый проект и открытый вопрос в компании находится под пристальным контролем, ситуация в корне меняется.

Интересный факт, на который я неоднократно обращал внимание: некоторых очень активных людей применение методологии Getting Things Done переводит с их занятым и творческим образом жизни на новый уровень дискомфорта («Теперь я действительно смогу успевать гораздо больше и при этом быстрее!»), и они используют возможность для того, чтобы решить, насколько это действительно важно по сравнению с желаемыми результатами, направленными на улучшение качества их жизни.

Абрахам Маслоу (1908–1970) – американский психолог, основатель гуманистической психологии. Прим. ред.

Francis Heylighen and Clement Vidal. Getting Things Done: The Science Behind Stress-Free Productivity // Long Range Planning 41, no. 6 (2008): 585–605.

The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, Daniel J. Levitin. New York: Dutton, 2014.

Хейлайен проанализировал поведение насекомых: как создания с относительно слабым мозгом добиваются феноменальных результатов. Он выдвигает увлекательнейшую теорию, как мы, люди, можем делать то же самое на основе методологии Getting Things Done.

Roy F. Baumeister and E. J. Masicampo. Unfulfilled Goals Interfere with Tasks That Require Executive Functions // Journal of Experimental Social Psychology 47, no. 2 (2011): 300–311.

Roy F. Baumeister and E. J. Masicampo. Consider It Done! Plan Making Can Eliminate the Cognitive Effects of Unfulfilled Goals // Journal of Personality and Social Psychology 101, no. 4 (2011): 667–683.

Roy F. Baumeister and John Tierney. Willpower: Discovering the Greatest Human Strength. New York: Penguin Press, 2011.

Mihaly Csikszentmihalyi. Flow: The Psychology of Optimal Experience. New York: Harper Perennial, 1990. Была опубликована на русском языке: Чиксентмихайи Михай. Поток: психология оптимального переживания. М.: 2011, Альпина нон-фикшн, 2013.

M. Csikszentmihalyi and J. LeFevre. Optimal Experience in Work and Leisure // Journal of Personality and Social Psychology 56, no. 5 (1989): 815–822.

Clive Fullagar and E. Kevin Kelloway. Work-Related Flow / A Day in the Life of a Happy Worker, ed. Arnold B. Bakker and Kevin Daniels. New York: Psychology Press, 2013. Pp. 41–57.

Christopher P. Neck and Charles C. Manz. Mastering Self-Leadership: Empowering Yourself for Personal Excellence, 6th ed. Upper Saddle River, NJ: Pearson Prentice-Hall, 2012. P. 192.

Peter M. Gollwitzer and Gabrielle Oettingen. Planning Promotes Goal Striving / Kathleen D. Vohs and Roy F. Baumeister, eds. Handbook of Self-Regulation: Research, Theory, and Applications, 2nd ed. New York: Guilford, 2011. Pp. 162–185.

F. Luthans, B. J. Avolio, J. B. Avey, and S. M. Norman. Positive Psychological Capital: Measurement and Relationship with Performance and Satisfaction // Personnel Psychology 60, no. 3 (2007): 541–572.

T. Sun, X. W. Zhao, L. B. Yang, and L. H. Fan. The Impact of Psychological Capital on Job Embeddedness and Job Performance Among Nurses: A Structural Equation Approach // Journal of Advanced Nursing 68, no. 1 (2012): 69–79, doi:10.1111/j.1365–2648.2011.05715.x.

J. B. Avey, F. Luthans, R. M. Smith, and N. F. Palmer. Impact of Positive Psychological Capital on Employee Well-being Over Time // Journal of Occupational Health Psychology 15, no. 1 (2010): 17–28, doi:10.1037/a0016998.

Одно из моих любимых высказываний: «Чем больше ты добиваешься, тем больше нужно стараться!» Чем выше ваша уверенность в том, что вы сможете справиться с задачами до того, как у вас появятся необходимые знания и ресурсы, тем больше новых возможностей сможете не упустить. Так что ясность и уверенность, которые дают методы GTD, одновременно требуют их непрерывного использования.

Мы к вашим услугам. Посетите сайт на www.gtdrussia.ru, где вы всегда найдете массу бесплатных справочных материалов, обсуждение лучших методов и рассказы от таких же людей, как и вы, последнюю информацию о вспомогательных товарах и услугах, а также доступ к глобальной сети людей, применяющих эту методологию.