• Попросите коллег сформулировать декларации о роли и целях квадрата 2. Если вы формальный лидер и обладаете властью, то попросите подчиненных представить соображения о том вкладе, который они планируют сделать в рамках своих ролей. Такое общение с подчиненными может быть очень полезным с точки зрения обучения и мотивации. Это применимо как к отдельным сотрудникам, так и к командам. Представьте команду, которая начинает работу над проектом с формулировки краткой и мотивирующей декларации о значении проекта для организации и его связи с целями организации. Такой подход может стать стандартным в вашей организации.
• Используйте формулу «от X к Y к конкретному моменту времени» при постановке целей организации. При формулировке целей опирайтесь на последние достижения нейрофизиологии. Конкретность данной формулы помогает принимать более качественные решения о том, чему посвящать время, внимание и энергию.
Правило 3: Включайте в план большие камни, не сортируйте гальку
• Создавайте организационные временные зоны квадрата 2. Как лидер вы должны организовывать работу подчиненных и смотреть в будущее на месяцы, кварталы и даже годы. В противном случае вы пренебрегаете своими обязанностями. Заглядывая вперед и выделяя ключевые события или модели (такие как закрытие квартала или вывод на рынок нового продукта), вы помогаете сотрудникам подготовиться к работе и действовать в квадрате 2. Вы можете создавать процессы вокруг повторяющихся событий для повышения эффективности. Вы также можете предотвращать рукотворные кризисы, заталкивающие всю организацию в квадрат 1. В некоторых организациях даже выделяют регулярные блоки времени на обдумывание или на работу с инновационными идеями.
• Занимайтесь планированием дел из квадрата 2 вместе с командой лидеров. Существует большая разница между обычным заседанием команды и совещанием, посвященном планированию дел из квадрата 2. На обычной встрече нередко сортируют гравий (краткосрочные задачи). Совещание по планированию дел из квадрата 2 ориентировано на долгосрочный вклад и важные цели из квадрата 2. Оно посвящено определению ключевых видов деятельности, помогающих достигать важных организационных результатов, и превращению их в приоритеты. В организациях существует коллективный реактивный и логический мозг. Планирование дел из квадрата 2 позволяет команде активировать логический мозг и включить в план важное, а не просто срочное.
• Проводите короткие ежедневные совещания, посвященные делам из квадрата 2. Некоторые ситуации требуют ежедневных совещаний команды. Например, в компаниях, которые занимаются разработкой программного обеспечения для быстро меняющегося рынка, команды нередко собираются ежедневно для определения приоритетных задач на день и поиска путей преодоления проблем. Это похоже на индивидуальное планирование дел из квадрата 2 на день, особенно если члены команды концентрируются на важном, устранении отвлекающих факторов и предотвращении проблем, способных позднее привести к кризису. Принципы планирования дел из квадрата 2 можно применять в разных ситуациях, если есть мышление квадрата 2 и общий язык.