Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания (Риннэ, Когон) - страница 109

20. Присваивайте правильные названия вложенным файлам. Не заставляйте получателей гадать о содержимом файлов с названиями document 1.docx или CB0056.pdf. Выбирайте более понятные названия, например «Протокол совещания по переоснащению от 05.06».

21. Составляйте резюме основных моментов обсуждения. Если вы хотите проинформировать о своей переписке с кем-либо третье лицо, то полезно составить резюме, а не заставлять просматривать все письма. Как вариант можно выделить важные фрагменты писем.

22. Всегда добавляйте новые контакты в свою адресную книгу. Это дает гарантию, что в будущем письма от этих отправителей не попадут в папку «Спам».

23. Удостоверьтесь, что в шаблоне писем после подписи идет ваша контактная информация. Это полезно, если кому-то нужно связаться с вами немедленно или обсудить детали, используя другие средства связи.

24. Не используйте корпоративную почту для личной переписки. Рабочий почтовый ящик – собственность компании и не предназначен для личной переписки. Заниматься личными делами лучше в перерыве. Кроме того, зачем забивать диск, где хранится рабочая переписка, личными сообщениями, для которых лучше подходит другая учетная запись?

25. Используйте электронную переписку, только когда это действительно необходимо. Многие из нас получают более сотни сообщений в день. Если вы можете просто дойти до рабочего места своего коллеги, то сделайте это. Если ввод текста письма занимает более десяти минут, это слишком много для такого вида коммуникации. Электронная почта лучше всего подходит для получения и передачи информации. Она далеко не так эффективна (или даже контрпродуктивна), когда вы хотите разрешить конфликт, дать выход эмоциям, обозначить принципиальную позицию, посплетничать, сделать выговор или пожаловаться. Существуют средства коммуникации, которые больше подходят для этого… а в некоторых случаях об этом вообще не стоит говорить.