Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания (Риннэ, Когон) - страница 25

Впрочем, беспокоиться не о чем, ведь вы действуете так постоянно. Это происходит, когда вы встаете утром и решаете, что съесть на завтрак, когда подъезжаете к перекрестку и решаете, куда повернуть. Мы принимаем тысячи решений, когда надо выбирать, и многие из них настолько привычны, что являются практически автоматическими. Теперь нужно научиться применять умение, которым вы так успешно пользуетесь в одних случаях, и в других областях.

Понимание идеи матрицы управления временем создает основу для дифференциации важного и неважного. Когда вы сталкиваетесь с чем-либо, задавайте себе вопрос: «К какому квадрату это относится?» Затем можно принимать решение, что делать.

Если нужно более детально проанализировать, к какому квадрату матрицы управления временем относится та или иная задача, то можно задать себе или другим такие вопросы:

• Когда это реально необходимо сделать?

• Как это повлияет на проект, над которым мы работаем?

• Есть ли другие ресурсы или методы, позволяющие сделать это?

• Как это соотносится с другими моими приоритетами?

Уточняющие вопросы включают логический мозг, повышающий способность дифференцировать задачи.

Конечно, алгоритм «пауза – прояснение – решение» работает лучше, когда в процессе участвуете не только вы. Хорошо, если в организации существует культура квадрата 2 и ваши коллеги постоянно пользуются алгоритмом, принимая задачи на себя или передавая их вам. Если же это не так, то вы можете сформировать культуру квадрата 2 в своем окружении на работе и даже дома.

У каждого есть определенная культура вертикальных и горизонтальных взаимоотношений, даже если речь идет только о вас и вашем боссе или о вас и вашем коллеге.

Чтобы сформировать культуру квадрата 2 в своем окружении, необходимо создать комплекс взаимоотношений на основе общей концепции (матрицы управления временем) и общего языка (квадраты 1, 2, 3, 4 и алгоритм «пауза – прояснение – решение»), которые позволят критически оценивать то, чем вы занимаетесь, и осознанно концентрировать внимание и энергию на наиболее важных вещах.

Вот как это делается:

1. Познакомьте окружающих с матрицей управления временем. Расскажите о ее пользе. Поговорите с боссом и коллегами, нарисуйте матрицу. Обсудите, какие задачи, проекты или прочие дела относятся к каждому квадрату. Осознание того, как много времени тратится на незначимые дела, может стать для них откровением. Научите пользоваться алгоритмом «пауза – прояснение – решение».

2. Разговаривайте на одном языке. Пользующиеся матрицей управления временем начинают говорить: «Эта задача из квадрата 1? Ею надо заняться прямо сейчас?», «А это из квадрата 3? Нужно ли вообще этим заниматься?», «Похоже, я в квадрате 4. Что сделать, чтобы выбраться отсюда?», «Эта задача имеет приоритет квадрата 2. На нее не надо жалеть времени».