Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания (Риннэ, Когон) - страница 59

Базовая версия карты процесса планирования дел из квадрата 2 выглядит следующим образом.

Вертикальный ряд в середине показывает, как ваши роли и цели из квадрата 2 поддерживают планирование дел из квадрата 2 на неделю и на день и помогают принять решение. Если бы этим все ограничивалось и жизнь шла согласно плану, то больше ничего бы не требовалось.

Однако слева есть стрелка, которая представляет бесконечный поток входящей информации, задач, дел и того, что требует времени, внимания и энергии. С ней также связаны большие возможности и необходимость принимать важные решения.

Вертикальный ряд и поток входящей информации встречаются в момент принятия решения там, где идет сражение за наше внимание и энергию. Именно в этот момент мы останавливаемся, анализируем ситуацию и принимаем решение о том, что среди электронных писем, СМС, сообщений, телефонных звонков, людей и дел действительно важно, и таким образом защищаем приоритеты квадрата 2 от всего менее значимого.

Если входящий объект не является важным, то он относится к квадрату 3 или 4 и направляется по нижней стрелке в мусорную корзину. Поскольку мы не хотим тратить драгоценное время, внимание и энергию на объекты такого рода, они отбрасываются.

Если входящий объект важен, то он относится к квадрату 1 или 2 и может вводиться в вашу систему управления основной четверкой!

• Если это событие или задача требуют от вас действий, то их следует включить либо в календарь как событие, либо в перечень главных задач.

• Если это информация, не требующая действий, но полезная в будущем (контакт или заметка/документ), то ее следует записать в соответствующем месте на бумажном или электронном носителе.

Поскольку у нас есть система управления основной четверкой и совершенно ясно, где хранятся материалы, мы можем запрашивать их в любой момент для планирования дел из квадрата 2 на неделю и на день. Таким образом во время планирования дел из квадрата 2 мы получаем такую организацию важнейшей информации, которая помогает включать большие камни в график. Эта самоподдерживающаяся система организации и планирования повышает нашу способность дифференцировать вещи в момент принятия решения и не терять важное из виду в повседневной битве за наше время, внимание и энергию.

Теперь, когда вы понимаете принцип карты процесса планирования дел из квадрата 2, мы добавим к ее нижней части еще три элемента. Это три «базовых приема», которые помогают более эффективно использовать технологии для управления входящей информацией и организации основной четверки.