.
Подумайте и оцените, насколько хорошо вы в настоящее время управляете входящей почтой. Возможно, кое-что из перечисленного ниже покажется вам знакомым.
• Я читаю письмо и говорю себе: «Вернусь к этому позже», только для того, чтобы больше его не открывать.
• Я читаю письмо и помечаю его, как непрочитанное, чтобы обязательно заняться им позже.
• Я перемещаю письма в подпапки, чтобы очистить почтовый ящик, но в итоге беспокоюсь о том, правильно ли поступил (например, с письмами босса).
• Я распечатываю письма, которые требуют действий, и складываю распечатки на столе, чтобы как-нибудь ими заняться.
• Я пользуюсь почтовым ящиком как системой хранения документов. Я использую функцию «Поиск», если надо найти старое письмо. Я просто надеюсь, что не упустил ничего важного.
• Я впадаю в панику, когда босс звонит и спрашивает: «Вы получили мое письмо?» Тогда я начинаю лихорадочно искать его.
• Я испытываю постоянное беспокойство из-за хаоса в моем почтовом ящике.
• Я фактически не пользуюсь почтовым ящиком.
Итак, сколько в данный момент писем в вашем почтовом ящике, прочитанных и непрочитанных? Сотни? Тысячи? Некоторые компании автоматически чистят почтовые ящики своих сотрудников каждые 30–60 дней, поскольку на серверах не хватает места. Хотя такая мера довольно жесткая, она вынуждает людей чистить почтовые ящики и архивировать переписку. Архивирование, конечно, дело хорошее, однако отправка в архив сотен и тысяч писем остается трудоемкой задачей и не способствует завершению важных дел.
Для понимания сути базового приема 2 подумайте о том, что каждое электронное письмо – это всего лишь один или несколько элементов основной четверки – событие, задача, контакт или заметка/документ. Если смотреть на каждое письмо через эту призму, то становится ясно, что для его содержимого уже есть место в основной четверке.
Типичное письмо выглядит примерно так:
Кому: Джейми
Копия: Томасо
От: Киёми
Тема: Встреча на следующей неделе
Джейми,
Прежде всего хочу сказать, что рад познакомиться. С нетерпением жду нашей встречи на следующей неделе и надеюсь, что ты введешь меня в курс дела. Пожалуйста, посмотри вместе со своей командой вложенный файл и проверь, правильны ли данные по Бразилии и Аргентине. Мне нужен твой ответ до конца следующей недели.
Спасибо,
Киёми
<Вложение>
Многие, получив такое письмо, быстро его просматривают и оставляют в ящике вместе с другими письмами, чтобы вернуться к нему позже.
Задержитесь на минутку и подумайте, можно ли разбить содержимое этого письма на категории основной четверки. Какие категории представляет содержащаяся в письме информация?