Порядок в почтовом ящике помогает навести порядок и в голове. Ничто не успокаивает больше, чем сокращение количества писем в ящике и уверенность в том, что все лежит на своем месте.
Не впадайте, однако, в другую крайность. Не попадайте в квадраты 3 и 4 по той причине, что переводите в основную четверку все подряд. Не занимайтесь обработкой электронного письма просто для того, чтобы избавиться от него. Руководствуйтесь правилом пяти секунд – если можно быстро принять решение или ответить на вопрос, то сделайте это тут же, особенно когда выделено время на очистку почтового ящика. Подходите к процессу осознанно, чтобы не застрять на чем-нибудь. Если вопрос требует больше времени, определите его в основную четверку, чтобы заняться им позже.
Поскольку этот базовый прием помогает организовывать важную информацию, при планировании дел из квадрата 2 на неделю и на день сразу видно, что надо делать. У нас есть полный перечень главных задач, в ежедневнике записаны ключевые дела, известно, где находятся важные контакты, заметки и документы. В итоге появляется возможность принимать взвешенные и точные решения и сконцентрировать внимание на больших камнях.
Первые два базовых приема дополняют друг друга и буквально изменяют жизнь. Один из наших клиентов рассказал следующее:
Неожиданные для меня возможности почтового ящика и ежедневника были настолько поразительными, что я потратил всю пятницу на организацию информации. Количество писем сократилось у меня с 19 000 до нуля! Я создал правила, папки и подпапки. Организованность сделала меня просто счастливым, я и не подозревал, какой стресс мог создавать почтовый ящик.
Вот еще один рассказ:
Очистить почтовый ящик от 7500 электронных писем было непросто, но через две недели после вашего вебинара в моем ящике находилось всего одно письмо, и даже это, на мой взгляд, слишком много! У меня раньше такого не было. Как в кошмарном сне вспоминаю то, что было раньше.
Поняв возможности этих первых базовых приемов, вы заставите почтовый ящик работать на себя. Отметим, если вы пользуетесь такими программами, как Outlook, Google или IBM Notes, то в них уже предусмотрена интеграция электронной почты с календарями и перечнями задач, облегчающая применение второго базового приема.
Овладев базовым приемом 2 «разложить на составляющие», вы можете предлагать другим присылать вам письма в такой форме, чтобы к ним удобно было применять процесс разложения на составляющие, например:
• Если кто-то спрашивает, сможете ли вы со своим финансовым партнером встретиться с ним завтра в 10:00, то вы можете предложить прислать вам письмо с деталями встречи или с приглашением, чтобы облегчить включение информации в ежедневник.