Как правило, подготовительный этап начинается за полгода до официального открытия с разработки фирменного стиля. Яркая визуализация позволяет достичь быстрой невербальной запоминаемости марки на стадии анонсирования, поэтому нельзя экономить на вывеске и фасаде. Необходимо иметь хорошую полиграфию на раздаточном материале и где-то за два месяца до открытия провести почтовую рассылку по окружающим микрорайонам. Примерно в это же время следует арендовать два-три щита на ближайших от торгового комплекса транспортных магистралях, в пределах 500—1500 м. В вагонах метро и в наземном транспорте надо расклеить стикеры с нужной информацией, а за полтора месяца до открытия – вывесить сайт торгового комплекса в Интернете, где можно было бы ознакомиться с инфраструктурой торгового центра, его возможностями в плане досуга, списком арендаторов и сегментами товаров, представленных в центре.
И более подробно о технических моментах проведения special event. При организации праздника никак не обойтись без промоутеров. В их обязанности входит встреча и регистрация гостей и представителей прессы, информирование о программе праздника, рассаживание гостей за столики или сопровождение в фуршетный зал и т. д. Для подобных мероприятий промоутеры отбираются не только с учетом хороших внешних данных, но и сообразительности, ответственности, энергичности и умения поддержать беседу. Предварительно девушки проходят специальную подготовку, в ходе которой они получают основную информацию о предстоящем празднике, ответы на часто задаваемые вопросы, а также с ними проводят тренинги по нестандартным ситуациям.
Ход самого праздника направляется ведущим, хорошо осведомленным о предмете событийной акции. На ведущих тоже нельзя экономить. Чем профессиональнее ведущий, тем респектабельнее выглядит и само мероприятие. Среди этой категории лиц существует специализация, что необходимо учитывать заранее. Иначе неприятной неожиданностью для приглашенной публики могут стать шокирующие манеры супермодного конферансье, который, может, и весьма востребован, но в иной ситуации и на своем месте. Гостей и журналистов следует приглашать на праздник за неделю. Идеальный вариант, когда приглашение доставляется лично в руки, а за два-три дня до открытия центра гостю напоминают о том, что его ждут, по телефону [2].
Примечание
1. Шарапова Алла. Парковка для Мюнхгаузена // Btl magazine. 2005. № 5.
2. Маслова Инна. Прием – дело тонкое // Btl magazine. 2004. № 6.