Технология передвижного эвента обычно следующая. Работу по подготовке роад-шоу следует начинать за полгода до мероприятия, чтобы успеть получить все необходимые разрешения, «застолбить» площадки и, если необходимо, договориться с артистами. В ряде крупных компаний существуют свои отделы по проведению акций в подобном формате. В большинстве других, более мелких компаний, предпочитают «фрахтовать» специализированные агентства. Но даже и последние предпочитают не заниматься логистикой самостоятельно, а заключают договоры с профессиональной транспортной компанией, на которую и ложится разработка маршрута, просчет сметы, аренда транспорта, перевоз оборудования, организация проживания и питания водителей, охрана кортежа и текущий ремонт транспортных средств.
Технический персонал и команда агентства, как правило, прилетают в город к началу работ на площадке. Артисты, ведущий и режиссер – за день до мероприятия. Такая схема намного экономичнее безостановочного переезда из города в город. Питание на площадке во время монтажа, демонтажа и самого мероприятия обычно организуется через местные кейтеринговые компании или рестораны выездного обслуживания, которые работают в специально установленных для персонала палатках. Основные трудности при организации роад-шоу – найти подходящие площадки и получить на них разрешение именно в сроки, учитывающие идеальное расписание акции, а также совместить интересы логистики, возможности города и артистов, т. е. согласовать общее расписание тура. Кроме того, очень важно заранее уточнить планы по другим предстоящим мероприятиям в конкретном городе в этот день, чтобы не совпасть с мероприятиями других брендов. Получить такую информацию из официальных источников заранее сложно, так как анонсирование начинается в лучшем случае за две недели до мероприятия, когда оперативно изменить расписание роад-шоу уже невозможно. Тут ничего лучше использования методов конкурентной разведки и не придумаешь.
Один из самых сложных этапов организации роад-шоу – это получение всех необходимых разрешительных и сопроводительных документов. Как правило, это компетенция регионального подрядчика – договариваться с властями на местах. Обязательно требуется разрешение от УВД и администрации города на проведение мероприятия, а также разрешение от ГИБДД на передвижение брендированного транспорта плюс путевой лист с маршрутом следования и накладная на перевоз груза. В отдельных случаях может потребоваться разрешение владельца площадки, если она не принадлежит городским властям, сертификаты качества и соответствия на расходные образцы и материалы, а также доверенность от компании, организующей проект. Интересно, что в каждом городе вопрос получения разрешений решается «по-своему». Иногда бывает достаточно одной печати или подписи, а то и вовсе – просто телефонного звонка. Но бывает, что помимо всех обязательных документов требуется, к примеру, санкция пожарной службы и скорой помощи. А если планируется запуск воздушных шаров или дирижаблей, то необходимо получить разрешение на воздушный коридор от армейских служб ПВО. Необходимо получить и соответствующее разрешение на торговые операции, если они запланированы во время проведения эвента. В случае подключения к мощностям энергетиков потребуется разрешение и от этих структур [2].