E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике (Глей) - страница 18
Введите ограничения на работу с электронной почтой – и вы обретете свободу.
Старайтесь не держать почту открытой в фоновом режиме. Исследования показали, что при выполнении другой задачи просто открытая в фоновом режиме программа просмотра электронной почты – даже если ее окно свернуто – серьезно снижает производительность. И пусть электронная почта не занимает центрального места на экране, ваш мозг все равно помнит о ее присутствии и тратит часть ресурсов на слежение за ней, уменьшая способность сосредоточиться на текущей задаче. Постарайтесь не отвлекаться, а для этого отправьте электронные послания в карантин, чтобы освободить свое рабочее пространство. Пусть сообщения о входящих появляются у вас не на рабочем мониторе, а, например, на планшете или смартфоне. Благодаря тому, что проверять почту вы будете в отдельном (физически) месте, ваши «Входящие» – а также сопутствующая им тревога и спешка – отодвинутся подальше и перестанут на вас давить. Чем более четко будут разграничены дела, тем спокойнее вы станете трудиться.
Помните о «цене переключения». Каждый раз, когда вы прерываете текущую работу, чтобы проверить электронную почту, вам приходится платить «цену переключения», как называют это исследователи. Если вы заняты работой, требующей глубокой сосредоточенности (или «творческим процессом»), таким как написание текста, программирование или создание презентации, то вам потребуется не меньше 25 минут, чтобы снова погрузиться в работу после перерыва. С точки зрения производительности это слишком высокая цена.
Помните о том, что к концу дня воля ослабевает. Увы, ресурсы нашей воли не бесконечны. Поэтому каждый раз, когда в течение рабочего дня вы обращаетесь к силе воли, ее остается чуть меньше. В том, что касается электронной почты, это означает, что со временем становится все труднее противостоять искушению проверить почтовый ящик. Кроме того, становится сложнее принимать правильные решения и наилучшим образом составлять электронные письма. Однако, зная о естественных ритмах, которым подчиняется сила воли, вы можете использовать их с выгодой для себя. Постарайтесь запланировать ответы на те сообщения, которые требуют максимального напряжения сил и сосредоточенности, на утренний интервал проверки почты, а после обеда заняться письмами, не требующими особых интеллектуальных усилий.
Объявите о своих ожиданиях публично. Установив график проверки электронной почты, сообщите о нем. Чрезвычайно полезно открыто обсудить основные правила коммуникации с начальниками, коллегами и клиентами