Поэтому вы должны расставить приоритеты сообщениям согласно своему пониманию обязанностей, а не пожеланиям отправителей. В противном случае большую часть вы дня потратите на выполнение запросов других людей и не найдете времени заняться тем, что сами считаете важным.
В то же время следует учитывать точку зрения отправителя и отвечать вежливо и уважительно. Не в последнюю очередь потому, что это сделает работу с электронной почтой более приятной для всех.
Вот краткий перечень вредных привычек, которых следует избегать, а также несложных приемов, о которых следует помнить, работая с электронной почтой в выделенное для этого время.
Не позволяйте настройкам программ «по умолчанию» определять ваш рабочий процесс. Самый верный способ столкнуться с трудностями при работе с электронной почтой – оставить исходные настройки ящика входящих сообщений. Любое программное приложение, от Outlook до Gmail, имеет предустановленные настройки, которые не дают вам сосредоточиться на работе. Мы часто принимаем эти настройки как данность и не умеем их менять. Однако даже самые незначительные изменения могут привести к резкому росту производительности. Рассмотрим весьма распространенный сценарий: вы используете программу Outlook, которая управляет и рабочей почтой, и календарем. Вы не хотите держать почтовый ящик постоянно открытым, но если вы закроете Outlook, то отключатся напоминания о встречах. Чтобы календарь был все время активен, приходится мириться с ежедневным потоком уведомлений о письмах, который отвлекает и раздражает. Проблему легко решить, если отказаться использовать Outlook для календаря. Загрузите отдельную программу и настройте ее для работы с электронной почтой. Тогда вы сможете держать программу календаря открытой и своевременно получать напоминания о встречах, но уведомления электронной почты не будут вас постоянно беспокоить.
Еще одна вредная привычка – использовать одну папку входящих сообщений для всей адресованной вам электронной почты. Неудивительно, что одно из проведенных недавно исследований показало, что 23 % времени работники чувствуют себя «утонувшими в электронной почте». Если вас тоже беспокоит эта проблема, попробуйте создать такую структуру папок, которая поможет рассортировать входящие сообщения – например папки для писем, требующих ответа (Ответить), ожидающих ответа (Ожидание), а также тех, которые могут понадобиться позже (Архив). В мире, где интернет позволяет найти решение почти любой проблемы, нет смысла сидеть сложа руки. Выясните, какие настройки «по умолчанию» вам не подходят, и измените их.