E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике (Глей) - страница 21

Дополнительное преимущество. Мои рекомендации относительно лучших программ «Календарь», а также структуры папок, см. на с. 210–213.

Определите, является ли электронная почта подходящим средством для ответа. Как указывалось выше, электронная почта – это несовершенное средство общения, поскольку в ней отсутствуют социальные сигналы, что ведет к негативной интерпретации содержания. Таким образом, электронная почта не подходит для обсуждения деликатных тем, критики чьего-либо поведения, обсуждения спорных вопросов и так далее. Это мы уже знаем. Но не забывайте, что электронная почта также не годится для мозгового штурма, обсуждения зависимостей, любого сложного планирования или принятия решений. Подобные дискуссии лучше вести во время краткой личной встречи или по телефону. Приучите себя к тому, чтобы переносить такие разговоры в реальную жизнь и побуждать к этому тех, с кем вы переписываетесь. Вы избавите себя и всех остальных от вызывающего раздражение обмена посланиями (их может понадобиться полтора, а то и два десятка), который постоянно отрывает вас от дела.

Сверяйтесь со своим списком «важных людей». Время ответа разным адресатам не должно быть одинаковым (возможно, некоторым вообще не стоит отвечать). Обрабатывая электронные письма, обязательно учитывайте ваши взаимоотношения с отправителем. Другими словами, незнакомому человеку не следует отвечать раньше, чем начальнику, а на случайную просьбу – раньше, чем коллеге, которому требуется помощь в работе над проектом. Ваша работа и доверие к вам основаны на взаимоотношениях с людьми – не забывайте об этом.

Завершайте разговор при первой же возможности. Самый верный способ уменьшить количество входящих сообщений – самому отправлять меньше писем. Очень полезно в этом смысле при первом же удобном случае активно завершать диалог. Для этого старайтесь всегда давать исчерпывающий ответ на электронное письмо, ограничивая возможность длительной переписки. Например, коллега приглашает вас на ланч на следующей неделе, и вы отвечаете: «С удовольствием!» Разумеется, вы понимаете, что дальше он спросит об удобном для вас времени и переписка продолжится. Но ведь можно написать ему в ответ: «С удовольствием! Как насчет следующего четверга, 01.09 в 12.30 в Corner Bistro?» Теперь вы предвосхитили дополнительные письма насчет даты, времени и места, позволяя адресату ответить просто: «Отлично. До встречи». На этом все закончилось – без дополнительного десятка писем.

Лучше воевать, чем психовать.

Сначала избавляйтесь от простых писем.