Действия:
На протяжении недели выполняйте аудит электронной почты, отмечая, что вас раздражает или отвлекает, а также появляющиеся «заторы» в ящике входящих сообщений.
Выяснив, что вам мешает, займитесь устранением препятствий. Допустим, вы обнаружили, что каждый раз, когда вы открываете почтовый ящик, чтобы ответить на письма, вас отвлекают новые входящие сообщения. В таком случае вы можете выбрать режим «офлайн» программы Outlook или поставить ящик входящих сообщений на «паузу» в расширении Gmail для браузера. Если же вы заметили, что с трудом находите письма, которые требуется просмотреть еще раз, создайте папку «Ссылки», где их будет легко найти. Постоянная оптимизация – залог производительности. Что можно еще настроить?
Электронные письма обычно связаны с просьбами. Либо просят вас – выполнить задание, обдумать предложение или поделиться информацией, – либо просите вы.
Каждый вопрос требует ответа, но многие относятся к электронной почте как к однократному действию. Вы отправляете письмо, и теперь мяч на стороне адресата. Он должен заметить ваше сообщение, тщательно обдумать его и своевременно ответить – так?
Вовсе нет. Предположение, что кто-то имеет возможность (или даже обязан) ответить на ваше письмо – это путь к неудаче. Мы все заняты делом, и нас постоянно отвлекают – а это значит, что мы можем что-то пропустить. В этом нет ничьей вины – это просто факт. И поэтому необходима система слежения за «очередью ожидания».
Многое из того, о чем вы спрашиваете в письмах, связано с задачами, которые перед вами стоят. Если нужно заказать зал для вечеринки, вы отправляете письмо с запросом. Если требуется обновить версию WordPress, вы пишете специалисту. И так далее.
Но отправка письма не означает, что дело сделано. Оно «ожидает» завершения. Это значит, что вы должны следить, действительно ли оно завершено.
Такого рода добросовестное сопровождение – искусство, которое многие недооценивают. Наверное, излишне напоминать о важности завершения дел – как в мире электронной почты, так и в огромном мире за ее пределами. Ниже приводится несколько советов по эффективному сопровождению переписки.
Не стесняйтесь. Некоторые люди не решаются напоминать о себе, боясь показаться чрезмерно назойливыми. Но все как раз наоборот: профессионалов не раздражает такая настойчивость, поскольку они воспринимают ее как признак увлеченности и инициативы. Например, я много раз принимала людей на работу, отвечала на предложения и тратила время на советы именно потому, что человек обращал на себя внимание своей настойчивостью. Напоминая о своем вопросе, вы показываете, что вам не все равно. (Тем не менее все хорошо в меру. Одного или двух напоминаний через разумные промежутки времени, вероятно, достаточно – в противном случае вы попадаете в категорию настоящих раздражителей.)