Известный гуру эффективности Дэвид Аллен сформулировал «правило двух минут», которое полезно для обработки простых электронных писем. Смысл в том, что, если вы сумеете ответить на письмо быстрее чем за две минуты, отвечайте, поскольку вы потратите больше времени на то, чтобы вернуться к нему позднее, вспомнить, о чем идет речь, и составить ответ. Это не означает, что нужно отвечать на все сообщения, которые требуют не более двух минут. Ответить следует на поддающиеся быстрой обработке письма, пришедшие от «важных» для вас людей, или на те, что связаны с вашей «значимой работой». Менее важные и/или случайные сообщения необходимо отложить напоследок и пометить «если будет время».
Избавьтесь от необходимости срочно отвечать, отправив краткое объяснение. Иногда вы прекрасно понимаете, что отправитель считает свое сообщение срочным, но вы просто не можете ответить немедленно, поскольку заняты более важными делами. Но отложить письмо может быть трудно, поскольку вы чувствуете, что адресат с нетерпением ждет ответа. В этом случае лучший подход – сразу же ответить коротким сообщением, которое предлагает контекст и объясняет, когда вы сможете ответить обстоятельно и подробно.
Допустим, вы получили письмо от постоянного клиента. Ваш ответ может выглядеть так:
Привет, Элизабет. Я получила сообщение и понимаю ваше беспокойство. До 4 вечера я на совещании, но займусь вашим вопросом сразу же после его окончания. Спасибо за терпение!
Или, например, коллега хочет назначить вам встречу, но у вас пока нет времени:
Привет, Уолтер. Спасибо, что обратились ко мне. Сейчас мне нужно срочно заканчивать большой проект, и на следующей неделе у меня не будет времени. Я свяжусь с вами, когда освобожусь, и мы договоримся о встрече. Жду ее с нетерпением.
Людям очень нужны объяснения. Если вы просто поможете им увидеть, какое место их сообщение занимает в вашем объеме работы, они, как это ни удивительно, могут проявить понимание. Более того, письма, формирующие ожидания, позволят вам расслабиться, вернув контроль за рабочим графиком и устранив ощущение, что вы обязаны соответствовать ожиданиям других.
Забудьте о пустом ящике входящих сообщений. Помните, что количество непрочтенных писем не является показателем эффективности работы. В кратковременном плане отсутствие непрочитанных писем в ящике входящих сообщений может принести удовлетворение, но в целом это слабое утешение. Если вы хотите, чтобы у вас оставалось время для значимой работы, забудьте о пустом ящике входящих сообщений. Признав, что это невозможно, вы сделаете первый шаг к избавлению от тщетной погони за производительностью. Электронная почта – это всего лишь малая часть важной работы, которую вы выполняете.