E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике (Глей) - страница 32
Если вы пишете коллеге о срочном задании, в этом случае можно прямо указывать требуемый срок:
Чтобы не выйти из графика с нашим проектом, мне нужно получить от тебя ответ в течение суток, если это возможно.
Направляя приглашение незнакомому человеку, можно вежливо сообщить, когда вы ожидаете ответа:
Я понимаю, что вы очень заняты и что на обдумывание этого предложения требуется время. Через две недели я напомню вам, если не получу ответа.
Или, скажем, вы хотите, чтобы клиент или начальник высказал свое мнение, но должны сами принять решение, если они не ответят вовремя:
Если я не получу от вас ответа до ближайшей пятницы, 17 августа, то реализую меры, которые изложил выше.
Конечный срок можно сравнить с якорем: он фиксирует ваш запрос в пространстве и во времени, повышая вероятность, что его заметят и дадут ответ.
Пишите тему сообщения в виде газетного заголовка. Чтобы адресат прочел ваше письмо, он должен его открыть. Поэтому тема сообщения должна быть ясной и в идеале провокационной. Эта задача очень похожа на сочинение заметного заголовка статьи или публикации в блоге: название должно быть таким, чтобы людям захотелось прочитать текст. Предположим, что вы успешный музыкант, обращающийся к дизайнеру с просьбой разработать обложку для нового альбома. У вас довольно большая аудитория, и вы рассчитываете на успех. В этом случае можно использовать следующую фразу:
Тема: Предложение по дизайну.
Пишите кратко и выразительно. Как Оскар Уайльд.
Формулировка точная, но не конкретная, что делает ваше сообщение похожим на многие другие. Лучше написать так:
Тема: Дизайн обложки для резонансного альбома?
Формулировка не теряет в точности, но пробуждает любопытство, проясняя суть проекта и намекая на успех. В тех случаях, когда вы обращаетесь с «запросом» к незнакомому человеку, именно строка темы отвечает за первое впечатление. А шанс произвести первое впечатление выпадает только один раз.
Безжалостно редактируйте свои сообщения. Составив черновик электронного письма, пробегите его критическим взглядом и удалите все лишнее. Ясность и краткость – от начала и до конца – сэкономят время всем. (Разумеется, вы бы не хотели выглядеть бесцеремонным; более подробно о дружелюбном тоне я расскажу вам ниже.) Не подлежит сомнению, что краткое и содержательное письмо требует больше времени, но вероятность ответа на него выше.
Просматривайте все сообщения на своем телефоне. Как отмечалось выше, ваше письмо скорее всего откроют на мобильном телефоне. Поэтому разумно оценить, как оно будет выглядеть на портативном устройстве. То, что кажется приемлемым на большом мониторе, на экране телефона зачастую выглядит как текст «Войны и мира». Просмотрите свое сообщение на маленьком экране и, если оно выглядит слишком длинным, снова безжалостно отредактируйте. Если ваше сообщение произведет впечатление многословного, велика вероятность, что его проигнорируют.