Если вы не хотите поощрять будущие предложения, не пишите ничего, что создаст у адресата впечатление, будто дверь для него по-прежнему открыта. Такая ясность и окончательность вердикта, возможно, покажутся жестокими, но многословные попытки «смягчить удар» лишь создадут ложные надежды. Сообщите о своем решении и распрощайтесь.
Как отклонить просьбу о встрече или рекомендации
Иногда люди желают невозможного. Они просят вас дать рекомендацию, которую вы считаете неуместной, или поделиться информацией о клиенте, за которым вы охотились много лет. Положение деликатное: вам не хочется выглядеть грубым и в то же время вы не хотите ради этого человека жертвовать своей репутацией или плодами упорного труда.
Отклонить просьбу о рекомендации можно так:
Привет, Клэр. Мне бы хотелось тебе помочь, но мы с [вставьте имя контакта] лишь недавно познакомились и на данном этапе мне неудобно кого-либо ему рекомендовать.
Вот пример отказа в информации о клиенте:
Привет, Дэн. Я хотел бы вам помочь, но вся контактная информация о клиентах считается собственностью компании. К сожалению, я не вправе делиться ею с конкурентами!
Каждый раз, когда вы даете рекомендацию, то фактически поручаетесь за этого человека. Если вы не склонны рисковать своей репутацией ради него или это неподходящий момент, вежливо отклоните просьбу. Как уже отмечалось выше, если люди вас о чем-то просят, это вовсе не значит, что они уверены в вашем согласии.
Программирование автоответчика, помогающего разгрузить электронную почту
Достигнув определенного уровня известности, вы обнаружите, что просто не в состоянии ответить на все электронные письма, которые к вам приходят. К сожалению, остальной мир – все, кто вам пишет, – не знает об этой ситуации. Пока вы им не сообщите. Один из способов разрешения этой проблемы – использовать программу автоматического ответа для информирования корреспондентов.
Вот пример автоматического ответа, использующего такой аргумент, как «миссия»:
Привет. Это автоматически сгенерированный ответ, поскольку в настоящее время я получаю такое количество писем, на которое ни один человек ответить не в состоянии.
В результате я отвечаю только на письма, которые связаны с моей деятельностью – помочь людям наполнить смыслом и творчеством повседневную работу.
Я постараюсь прочесть ваше письмо, но это может оказаться невозможным. Благодарю за понимание.
Мне также нравится дружелюбный тон автоматического ответа, который использует Тина Рот Айзенберг, основатель Tattly и CreativeMornings:
Привет! Этот автоматически сгенерированный ответ – попытка не создавать ложных ожиданий. Я получаю слишком много писем и просто не в состоянии прочитать все. Ящик входящих сообщений стал для меня источником чувства вины.