Неправильно
Резюме
Предложение об изменении оператора мобильной связи должно быть отклонено. По приведенным ниже причинам в случае принятия предложения компании не будет предоставлено качественное обслуживание.
Правильно
Резюме
В прошлом году мы приняли корпоративную политику обеспечения руководящего состава компании и торговых представителей сотовыми телефонами, что обходится нам в 58 тысяч долларов в год (включая оплату мобильной связи согласно тарифным планам). Компания Persephone предложила нам перейти на ее тарифный план, при этом наши расходы составят 37 тысяч долларов в год. Комитет, которому было поручено рассмотреть данное предложение, рекомендует его отклонить по трем причинам.
1. Новые тарифные планы отличаются значительно меньшим охватом Европы и Азии, поэтому наши международные торговые представители могут упустить важные возможности.
2. Наш текущий мобильный оператор постоянно проявлял готовность идти нам навстречу и адаптировал свои услуги в соответствии с нашими потребностями.
3. Экономия в 21 тысячу долларов кажется не столь привлекательной, если принять во внимание потенциальные издержки (даже один сорванный звонок может привести к гораздо более значительным финансовым потерям).
Чем второй вариант лучше первого? Он доступен для понимания любого, кто его читает, в любое время. Первый же вариант, наоборот, предполагает знакомство читающего с предметом: он понятен лишь для хорошо осведомленных людей и лишь в течение ограниченного промежутка времени. По этой причине он не вызывает доверия, в отличие от второго примера, содержащего конкретные детали.
Вы испытываете сложности при попытке определить, сколько подробностей включать в свое резюме, чтобы оно было понятным и полезным? Составьте описательный план документа – кратко изложите каждый абзац или раздел одним предложением, в котором содержатся ответы на вопросы: кто? что? когда? где? почему? и как? – и попытайтесь, опираясь на этот план, написать резюме всего текста. Ориентируйтесь прежде всего на потребности адресатов. Какие вопросы у них возникнут, когда они откроют ваш документ? Представьте краткие, но конкретные ответы на эти вопросы. Это позволит читающим убедиться, что информация, содержащаяся в документе, для них интересна.
Будьте кратки – но не слишком
При составлении резюме люди часто полагают, что чем оно короче – тем лучше. Однако краткость без содержания бесполезна. Никогда не говорите больше, чем требует ситуация, но при этом никогда не говорите меньше, чем нужно. Взгляните на свое резюме с точки зрения читателя: включите туда столько информации, сколько необходимо, чтобы ввести людей в курс дела. Рассматривайте резюме как краткое содержание своего документа. Хотя второй пример и длиннее, он передает всю суть сообщения. И там нет ни одного лишнего слова, о чем мы подробнее поговорим в следующей главе.