Эффективные письменные деловые коммуникации (Гарнер) - страница 24

• Помещайте резюме, содержащее наиболее важную информацию, в начало документа.

• Обобщайте содержание каждого раздела в одном предложении, которое отвечает на шесть ключевых вопросов (кто? что? когда? где? почему? как?), и используйте полученные предложения для составления резюме всего текста.

• Включайте в резюме лишь ту информацию, которая необходима получателю сообщения для понимания сути дела, – не больше и не меньше.

Постарайтесь сделать так, чтобы каждое ваше слово несло в себе смысл. Если вы хотите сказать «до…», не говорите и не пишите «прежде чем…», и уж тем более «до того момента как…».

Хотя «прежде чем…» – допустимый с точки зрения лингвистики вариант, который нам предлагает словарь, это неудачный выбор. Никогда не используйте два слова вместо одного, три вместо двух и т. д. Лишние слова легко написать, но они усложняют понимание написанного. Разумеется, придерживайтесь языковых норм. Стремясь к максимальному сокращению текста, не стоит слишком увлекаться и выбрасывать уточняющие слова, но при этом необходимо избавиться от тех слов, которые не несут никакой смысловой нагрузки. Таким образом, вы сэкономите время и силы читающего ваш текст человека, а ваши идеи будут доступны для понимания и применения.

Многословие может проявляться по-разному, начиная от невнятных утверждений и заканчивая пространными выражениями, которые можно заменить более короткими. Но в любом случае быть многословным одинаково плохо. Давайте рассмотрим следующие примеры.

Безжалостно убирайте слова из своего первого черновика, до тех пор пока вы останетесь в рамках правильного, доступного для понимания русского языка. Не сокращайте текст до такой степени, чтобы язык казался куцым и неестественным.

Еще один полезный прием – уход от громоздких выражений вроде «с тем чтобы…» или «исходя из этого…». Иногда вы встретите формулировки и похуже:

Старайтесь избегать всех этих выражений – не говоря, что «нечего и говорить о том, что…»

• Никогда не используйте больше слов, чем необходимо: если вы можете выразить что-то двумя словами вместо трех, так и поступайте – до тех пор пока полученный текст не будет читаться естественно.

• Избегайте многословия, которое ничего не добавляет к смыслу вашего текста.

Очень важно писать на понятном языке – выражайте мысли как человек, а не официальное учреждение. Однако это не так-то просто, особенно если вы работаете с теми, кто привык употреблять модные словечки из делового жаргона, – развитие этого навыка потребует длительной практики.