Эффективные письменные деловые коммуникации (Гарнер) - страница 25

Иногда эти слова используют, чтобы продемонстрировать профессионализм и дать понять, что автор письма «в теме». Возможно, этих людей научили, что хорошая письменная коммуникация должна быть максимально официальной, поэтому они становятся чрезмерно чопорными, когда садятся за клавиатуру или берут в руки ручку и начинают нанизывать друг на друга клише.

Требуется опыт для того, чтобы привести вашу письменную речь в соответствие с устной и чтобы отшлифовать ее до такой степени, чтобы никто не заметил «шлифовки».

Избавляйтесь от ненужных фраз

Начните искать деловые жаргонизмы во всевозможных документах, от служебных записок до маркетинговых планов, и вы найдете их повсюду. В конце концов, вы начнете их замечать – и избегать, – когда будете писать сами. Вы перестанете употреблять формализмы, такие как «во вложении вы сможете найти», которые лишь перегружают ваше сообщение.

Деловые жаргонизмы могут казаться удобным способом сокращения, но, когда вы их используете, у ваших адресатов создается впечатление, что вы пишете механически, бездумно используя шаблонные фразы, которые уже набили оскомину. Краткие, доступные для понимания документы, напротив, говорят о вдумчивом отношении к написанному и заботе о читающих. «Во вложении вы сможете найти» – лишь один из многих подобных примеров.

Писать понятно – значит выражать свои мысли максимально прямо и четко, не в ущерб смыслу и выбранному тону.

Давайте опять обратимся к Уоррену Баффету, одному из эффективнейших в мире бизнес-лидеров, который, кстати, придает большое значение профессионализму в деловой переписке. Посмотрите, как он переделал небольшой отрывок, найденный им в деловом буклете одной компании, занимающейся оказанием финансовых услуг. Прежде чем вы ознакомитесь с приведенным ниже вариантом Баффета, прочтите первый отрывок и обратите внимание, от каких деловых жаргонизмов Баффет избавился по мере того, как сокращал и видоизменял текст.