Создайте культуру, в которой поощряется редактирование
В моей компании каждый, кто редактирует текст, должен предложить не менее двух правок для каждой страницы. Никому не разрешается вернуть автору какой-либо документ – даже если это всего лишь короткое письмо – со словами: «Мне кажется, все хорошо!» Всегда можно улучшить текст, задаваясь вопросами: какие важные моменты упустил из виду автор? Как можно улучшить стиль? Можно ли лучше и короче выразить ту или иную идею? и т. д.
Если каждый предлагает как минимум две правки на страницу, то, поверьте мне, ваши опечатки будут замечены. Они обычно первыми бросаются в глаза, поэтому читатели сначала обращают внимание на них, а уже потом переходят к более сложной задаче – предлагают стилистические усовершенствования. В конце концов шероховатости исчезнут. Вы и ваша команда станете работать эффективнее: ваши аргументы будут более ясными и вескими, а тексты – более убедительными.
Вам это кажется чересчур? Не забывайте, что каждый документ или письмо, которое вы отправляете, характеризует вашу команду или компанию в целом и уровень вашего профессионализма. Если это напечатанная брошюра или коммерческое электронное письмо, предназначенные широкой аудитории, чем больше отзывов вы получите, тем лучше. Скольких бы компетентных людей вы ни попросили дать оценку, это не будет слишком много.
Нелепая ошибка может обернуться катастрофическими последствиями – как в случае, когда один крупный университет отпечатал тысячи брошюр, посвященных дню выпуска студентов, на заглавной странице которых крупным шрифтом было напечатано: «Школа лобковых дел»[4]. Фотография этого конфуза, разумеется, почти моментально появилась в интернете, и университет стал объектом многочисленных насмешек.
Когда речь идет о письменной коммуникации, в компании должна существовать культура здорового сотрудничества. Нет ничего зазорного в том, чтобы обратиться к коллегам с просьбой поправить свой документ. Люди должны без проблем обращаться за помощью такого рода и получать ее также без проблем и каких-либо неприятных намеков на собственное превосходство со стороны коллег. Любому сотруднику, вне зависимости от его положения в организации, пойдут на пользу конструктивные замечания.
РЕЗЮМЕ
• Регулярно обращайтесь к своим коллегам и подчиненным с просьбами прочесть ваши черновые варианты и предложить внести правки.
• Попросите их внести пометки в документ и дать вам свои замечания в письменном виде, а не объяснять их лично, чтобы избежать защитной реакции с вашей стороны. Всегда благодарите их за помощь.