Судья
• Сразу же после составления чернового варианта документа перечитайте его, чтобы решить, не следует ли дополнить и расширить представленные в нем идеи.
• Затем отложите его на некоторое время – до следующего дня, если это возможно, или на несколько минут, если поджимают сроки.
• Когда вы вернетесь к черновику, проанализируйте его с точки зрения целевой аудитории. Будет ли содержание документа понятно каждому, кто станет его просматривать, или это требует особых знаний? Можно ли назвать документ кратким и емким или же в нем много лишнего, что приведет к пустой трате времени того, кто будет его читать?
• Найдите два главных недостатка в своем черновике и попытайтесь их исправить.
• Задайте себе следующие вопросы:
• Не упустил ли я чего-то существенного?
• На всех ли важных моментах я сделал акцент?
• Точен и понятен ли смысл каждого предложения?
• Обеспечил ли я плавные переходы от одних частей текста к другим?
• Что я могу убрать без ущерба для содержания?
• Имеются ли в тексте какие-либо неопределенные утверждения, которые я могу подкрепить конкретными фактами?
• Имеются ли скучные места, которые я мог бы оживить?
• Могу ли я улучшить свои формулировки?
• Могу ли я улучшить пунктуацию?
• Имеются ли в тексте опечатки?
Приложение Б
Что нужно и чего нельзя делать в соответствии с этикетом деловой переписки
Что нужно делать
1. Перечитывайте все документы перед отправкой, чтобы убедиться в отсутствии орфографических ошибок.
2. Дважды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя. Если вы отправляете письмо или документ в конверте, также дважды проверьте указанную на нем информацию.
3. Подписывайте деловые письма, используя свои имя и фамилию, если только вы не состоите в дружеских отношениях с их получателями. Если ваш корреспондент обращается к вам «уважаемый господин Смит», ставьте в подписи имя и фамилию; если он пишет «привет, Джордж», то в подписи можно ограничиться именем.
4. В конце письма ставьте собственноручную подпись, а не факсимиле.
5. Всегда включайте в письмо свою контактную информацию, чтобы получатель знал, как можно с вами связаться.
6. Если вы отправляете деловому партнеру или приятелю рукописное сообщение, используйте традиционную марку для отправки письма, а не конверт с напечатанной маркой.
7. Прежде чем отправить электронное письмо, убедитесь, что вы, во-первых, вписали всех необходимых получателей в адресную строку и, во-вторых, прикрепили все файлы, на которые ссылаетесь в тексте письма.
8. Эффективно используйте пространство письма, чтобы документ легко читался и не вынуждал людей напрягать зрение. Оставляйте достаточно широкие поля, пропускайте место между абзацами, разбивайте текст на подразделы, если это уместно, и используйте красную строку там, где это необходимо.