Сибирский приказ являл собой всего лишь один из многочисленных департаментов и коллегий, на которые возлагалась своя мера ответственности или заботы о делах Восточной Сибири и торговле с Китаем. Сотрудники Коллегии иностранных дел на протяжении последних трех четвертей XVIII столетия распространяли свое ведение на налаживание отношений с Китайской империей. И время от времени они расширяли сферу своей деятельности на фактически внутренние дела своего государства, такие как военное положение для России в Восточной Сибири, когда подобные дела зависели от международных отношений. Притом что торговый обоз на Пекин по целям и своей организации представлялся предприятием коммерческим, его делами по большому счету занимались в Коллегии иностранных дел, особенно с точки зрения соблюдения протокола и взаимоотношений по дипломатическим каналам.
Коммерц-коллегии, образованной в 1717 году и получившей основные функциональные инструкции два года спустя, поручалось общее руководство всей морской и наземной торговлей, а также организация российской торговли внутри своей страны и руководство ею. В частности, сотрудники данной коллегии открывали и содержали здания таможни, назначали таможенные пошлины и распоряжались кадрами таможенной службы. К тому же специальной Комиссии о коммерции делегировали исключительные полномочия на исследование положения дел в торговле, обязали ее предоставить рекомендации двору и различным учреждениям государственного регулирования, а также воеводам. Изначально эту комиссию основали в 1727 году, расформировали два года спустя, в 1760-м на короткое время восстановили, а в 1763 году ее восстановили уже надолго. Первым составом этой комиссии разработан изначальный Вексельный устав, с вступлением которого в юридическую силу у русских купцов появился стимул участвовать в торговле на протяженные расстояния в виде отсрочки на внесение таможенных пошлин и других сборов на различные временные периоды. Тем самым они получали возможность оборачивать свой товар и только потом вносить причитающуюся государству плату. По поводу этой важной меры нам еще предстоит поговорить позже. Данной комиссии, созданной императрицей Екатериной в 1763 году, к тому же поставили задачу разработать меры по укреплению источников кредитования купцов. В конечном счете она прекратила свое существование 21 декабря 1796 года, когда император Павел объявил ее «ненужной».
Все эти основные административные учреждения, а также прочие ведомства рангом пониже и не такие влиятельные одновременно принимали участие в организации и ведении китайской торговли, как частной на границе, так и казенными обозами в Пекине. Согласование действий между ними безупречным можно назвать далеко не всегда. Фактически временами казалось так, будто они функционируют исключительно в собственных интересах, противоречащих интересам остальных ведомств, когда каждый пытается влиять на вышестоящие инстанции ради принятия ими решения исключительно в пользу проводимой ими самими ведомственной политики. Иногда ожидавшие принятия решения откладывались только из-за того, что не существовало ясности, в чьем ведении решение — коллегий или контор, либо к делу подключалось несколько государственных учреждений, руководители которых не пожелали прийти к общему мнению.