25 августа 1902 года было учреждено Харьковское розыскное отделение, а 13 февраля 1903 года реорганизовано в охранное отделение. В марте 1907 года оно вошло в состав Юго-восточного РОО, которое руководило и направляло деятельность розыскных органов в Харьковской и Екатеринославской губерниях.
16 сентября 1902 года было учреждено Киевское розыскное отделение, а 13 февраля 1903 года реорганизовано в охранное отделение. С 1907 года отделение существовало параллельно с Юго-Западным районным охранным отделением (далее — РОО), которое руководило и направляло деятельность розыскных органов в Киевской, Волынской, Подольской, Полтавской и Черниговской губерниях.
31 октября 1902 года вышла специальная инструкция для филёров розыскных отделений. Из неё видно, что МВД желало иметь полный объём информации о розыскной деятельности в губернии. Так, старшие филёры должны были регулярно, по два раза в неделю, сообщать краткие сведения по текущему наблюдению и вообще обстановке в отделении.
Что касается практических советов наблюдательным агентам, то и они были расписаны очень подробно. Так, в случае необходимости, филёры сопровождали наблюдаемого вплоть до района ведения другой «охранки», при этом постоянно телеграфируя своему начальству о состоянии слежки и месте своего нахождения.
Такие телеграммы должны были носить характер торговой корреспонденции, вроде: «Товар Чёрного везу Тулу». Каждому из своих объектов наблюдения филёры должны были дать короткую кличку, которая бы характеризовала внешность наблюдаемого или выражала впечатление, которое производит данное лицо.
Всю информацию агенты должны были заносить в специальные рапорты, причем очень подробно, с указанием точного времени, полных имен, фамилий, номеров домов, названий заведений и учреждений и т. д. В дальнейшем сведения из этих рапортов выписывалась в дневники наблюдения, и отправлялась директору ДП первого числа каждого месяца.
Следует отметить, что все желающие стать филёрами, несмотря на их вспомогательную роль в деле сыска, проходили серьёзный отбор и утверждались в ДП. Специальные циркуляры начальства сообщали, что наблюдательный агент должен быть «здоровым, крепким, без физических недостатков, хорошей нравственности, умственно развитым, расторопным, находчивым».
Филёры должны были иметь не только навыки установки лиц по приметам, ознакомления с местностью и т. п., но и быть подготовленными теоретически: должны быть знакомы с организацией революционных партий, способами составления примет наблюдаемого, описания одежды, установки личности по приметам, отличиями форменной одежды служащих и учащихся, способами конспирации наблюдаемых и способами наблюдения при различной обстановке.