Важную роль играли и несколько других команд проекта «Новые горизонты»: команда планирования полетных операций, за которую отвечала Элис Боуман, полетных заданий и навигации, которой занимался Марк Холдридж, и команда инженерного проектирования во главе с Крисом Херсманом. Бо́льшая часть работы последней команды заключалась в том, чтобы убедиться: ни один из бортовых ресурсов, таких как топливо, энергия или накопитель данных, никогда не выйдет за безопасные пределы. Будучи менеджером проекта, Глен Фонтейн собирал всех этих «кошек, гуляющих сами по себе» в «стадо» и следил, чтобы каждая из них придерживалась расписания и бюджета. Во время планирования пролета Алан примерял на себя разные роли. Он отвечал за работу приборов Alice и Ralph как их научный руководитель; также он состоял в исполнительном комитете PEP Лесли Янг, куда кроме него входили Кейти Олкин и Джон Спенсер, и как научный руководитель экспедиции обязан был проверять, критиковать и принимать окончательные решения по всем аспектам планирования пролета, разработки действий в чрезвычайных ситуациях и подготовки команд.
Поиск нужного расстояния и времени для пролета
До того как команда «Новых горизонтов» могла приступить к составлению какого-либо подробного плана, ее членам предстояло принять два очень важных решения: когда именно космический аппарат должен пролететь через систему Плутона и на каком точно расстоянии он должен находиться. Приступив к работе в начале 2008 г., Лесли возглавила детальные исследования того, какой день и какое расстояние до Плутона лучше всего выбрать.
На борту «Новых горизонтов» было достаточно топлива, чтобы изменить дату пролета на срок вплоть до нескольких недель от заданной даты в июле 2015 г., и Алан хотел выжать максимум, найдя самое оптимальное время. Поэтому Лесли и команда PEP оценили все возможные факторы, начиная с того, какие территории Плутона будут видны космическому аппарату в тот или иной возможный день пролета (принимая во внимание то, что планета совершает один оборот вокруг своей оси за 6,4 земных суток), и заканчивая расстоянием до спутников Плутона в разные дни, а также тем, какая станция слежения на Земле будет находиться в нужном месте, чтобы проводить радиотехнические эксперименты для измерения атмосферного давления Плутона и его радиоотражательной способности. В целом для оценки дня прибытия, которой занималась Лесли, рассматривался десяток факторов, с помощью которых нужно было выбрать, какой день в конце июня или июле 2015 г. лучше всего подходит для проведения пролета. Выбрать идеальную дату по всем из них было невозможно, поэтому принятие решения предполагало сложный ряд дилемм и компромиссов. В конце концов команда Лесли рекомендовала, а Алан одобрил 14 июля; отчасти такой выбор был сделан из-за того, что в этот день космический аппарат должен был пролететь мимо самого яркого пятна на поверхности Плутона (причем было известно, что это пятно имеет очень необычный состав). Но 14 июля также давало наилучшую комбинацию наблюдений за спутниками и требовало меньшего расхода топлива, потому что первоначально для пролета предполагалась именно эта дата. Это было приятным бонусом, поскольку Алан хотел сэкономить топливо для пролета других тел пояса Койпера после Плутона.