Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают (Дудин) - страница 43
Папка № _____________________ Карточка №
Договор №________ от «___»________20__г.
Наименование контрагента
Предмет договора
Сумма договора
Срок действия договора
Прилагаемые к договору документы _____________________________________
ЗАПИСИ о получении и возврате оригинала договора либо оригинала иного договорного документа (дополнительного соглашения, спецификации и т. п.)
Рис. 3.3. Пример учетной карточки хранения оригинала договора и прилагаемых к нему документов
Рис. 3.4. Пример формы общего (сводного) реестра заключенных договоров
Исполнение договора
Кроме процесса заключения договора также важно контролировать и ход его исполнения.
В частности, важно обеспечить выполнение своих обязательств и контролировать выполнение обязательств со стороны контрагента. Любые действия по договору должны находить свое подтверждение в виде документов. Отсутствие документов, свидетельствующих об исполнении договора, либо их оформление «спустя рукава» может привести к отсутствию возможности взыскать долг в судебном порядке.
Одним из наиболее вопиющих случаев из этой серии, с которым мне пришлось столкнуться на практике, была ситуация, когда товарно-транспортная накладная была вообще передана покупателю вместе с продукцией на сумму более полумиллиона рублей. По словам отдела продаж, у представителя при себе не было оригинала доверенности на получение продукции и он обещал впоследствии вернуть данный документ с отметкой о приемке продукции и оригиналом доверенности. Как несложно догадаться, покупатель своевременно за полученную продукцию не расплатился и документы о получении продукции в адрес поставщика не вернул.
Поэтому важно четко контролировать исполнение договора и обеспечить сохранность соответствующих документов.
Камбулов Андрей Георгиевич, начальник отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг». На стадии исполнения договора очень широко распространенной проблемой является реализация продукции по факсовым документам (доверенности, договоры, спецификации), которые документами являются только при определенных условиях. Очень часто на практике приезжает водитель, нанятый по телефону, на него по факсу скидывается доверенность (иногда просто пустой бланк с печатью), которую заполняют сотрудники коммерческого отдела компании, реализующей продукцию. И по таким документам порой происходит отгрузка на несколько миллионов. В итоге при возникновении каких-либо «накладок» и проблем с оплатой продукции компании-кредитору доказать в суде необходимые обстоятельства более чем сложно. В случаях когда клиент-должник отказывается признавать факт подписания им документов, пересланных по факсу, доказать правоту компании-кредитора практически невозможно.