Если вы собираетесь освободить время для обучения, идеи, носящие ознакомительный характер, нужно вынести за пределы собрания. В целом, когда человек приходит на собрание с некоей единицей информации, другие задают ему вопросы. В них даже спрашивающий мало заинтересован, а остальные и подавно.
Причем никто ничего не может изменить. В противном случае этому пункту повестки дня было бы присвоено другое назначение. Многие команды руководителей тратят общее время на информационную программу. Лидер, который должен был напечатать и разослать всем данные, не успевает это сделать, а остальные не читают сообщения друг друга. Объединитесь на этапе предварительной работы, запишите информацию и задайте друг другу вопросы лично. Отношения в команде улучшатся. Вы создадите культуру заинтересованного спрашивания. И отныне ваш проект будет развиваться самостоятельно, черпать силы в себе самом.
Отбор
Теперь, когда вы исключили ознакомительную информацию из повестки собрания, пора решить, какие из оставшихся пунктов сделают обсуждение особенно продуктивным. Очень важный вопрос, который редко задают: какая группа людей помогла бы лучше всего в обдумывании этой проблемы? Это все участники совещания или некоторые? Согласно исследованию эффективности команд, наилучших результатов добиваются те из них, которые формируются специально и работают сообща с четко определенной целью. Но большинство команд, руководителей, с которыми я имела дело, выбирают темы скорее по привычке, нежели осознанно. Когда вы формируете план для собрания, то хотите включить туда то, о чем все присутствующие могут иметь полезное мнение. Предпочитаете выбирать темы, из обсуждения которых каждый участник что-то вынесет для себя. Стремитесь выбирать спорные вопросы, по которым можете быть не согласны. Теперь все, что нужно для полезной встречи, в наличии. Не жалейте времени на предварительную работу. Так вы больше продвинетесь в общем деле и в развитии, когда соберетесь вместе. Тише едешь — дальше будешь.
Спрашивайте заинтересованно
Теперь, когда готова повестка дня и все приготовления сделаны, настало время изменить то, как вы раскрываетесь друг перед другом в переговорной комнате. Пришло время задавать вопросы, а не просто излагать свою точку зрения. Проявлять любопытство, а не только отстаивать свою позицию. Нужно помнить: у каждого в комнате есть собственная отличная и полезная точка зрения. То есть цель собрания отчасти состоит в том, чтобы сделать некоторые идеи объектами для людей, а не оставлять группу во власти ее предубеждений. Часто предпосылки бывают следующими. «Мы уже это пробовали».