В упражнении «Градиент сентиментальности» вы определили, в каком порядке вам будет максимально удобно расхламляться. В этой части книги я расскажу об особенностях разных типов файлов и попробую помочь избавиться от того, на что «рука не поднимается». Вы можете следовать этому порядку, а можете ходить по разделам в удобной последовательности. Свои рекомендации я начну с файлов для работы, учебы и быта – с документов, которые помогают нам поддерживать текущий ход жизни.
Работа, хобби или ностальгия?
Первая категория – это документы, которые нужны нам для работы или учебы. Как правило, их объединяет чувство ответственности. Чаще всего мы храним их не для себя, мы делаем это для других – клиентов, начальника, преподавателей.
Конечно, бывает, что работа доставляет огромное удовольствие, клиенты – ваши близкие друзья, а учитесь вы самостоятельно или по велению души. В этом случае сложно отделить хобби от работы – да и незачем. Здесь лучше разделить документы по сферам деятельности: «Фотография», «Курсы», «Блог» и т. д. Файлы и для хобби, и для работы делятся на похожие категории: текущие и завершенные проекты, материалы для работы, материалы для вдохновения. А если ваш труд уже не очень актуален, но вызывает в вас ностальгию, этим проектам самое место в папке с воспоминаниями.
«Папку хобби и работу я не стала в итоге разделять. Начала путаться… Но зато отделила завершенные работы в архив. Я работаю на фрилансе и сейчас создаю свои проекты. Так что это и есть моя работа, и мое хобби. Под кодовым названием «Творчество».
Если вы трудитесь в офисе и в вашем коллективе уже принята четкая и удобная структура рабочих документов – не трогайте ее, особенно когда документами одновременно пользуются много людей по установленному регламенту. Но и в этом случае имеет смысл «проредить» свои (не чужие!) документы, чтобы накопившийся «мусор» не мешал работать ни вам, ни коллегам.
Представьте: у вас просят какой-нибудь давно забытый файл: «Помнишь, ты собирала все данные в такую удобную табличку?» Конечно помните – три недели ударного труда так быстро не забываются. А все документы у вас рассортированы и подписаны. И вот она – вожделенная табличка, радует ваших коллег и начальство, вы – лучший работник офиса, все счастливо аплодируют и носят вас на руках.
Два типа рабочих файлов. Глобально «трудовые документы» можно разделить на два вида – то, что производите вы сами, и то, чем вы пользуетесь в качестве подсказок. Их удобно хранить в двух больших подпапках внутри рабочей. В одной окажутся ваши проекты и результаты вашего труда. А в другой – материалы, списки, документы, шаблоны, образцы и так далее. То есть все, к чему вы регулярно обращаетесь, вне зависимости от текущей задачи.