Например, у дизайнера может быть две папки «Проекты» и «Клипарты»; у инженера – «ГОСТы» и «Спецификации» и т. д. Чтобы сделать удобное разделение, задайте себе все тот же вопрос: «Как я пользуюсь этими файлами?» Посмотрите на список – возможно, вы уже разделили в нем рабочие файлы на несколько видов. Это разделение и ляжет в основу вашей новой структуры.
То, что сделали вы. Основное в папках с проектами – это то, на что вы потратили свое время, самая ценная часть рабочих документов. Все остальное можно восстановить, попросить у коллег, найти в интернете или вообще без этого обойтись.
«Вчера вечером уселась за папку с рабочими файлами. Обнаружила там ту же картину, что и в других моих папках – «ветвящийся лабиринт», папки в папках в папках, копии копий… И куча нетронутых с документов пяти- и даже десятилетней давности. По рабочим проектам, кроме итоговых документов (статьи, пресс-релизы и т. п.), зачем-то хранилась масса черновиков. Надо сказать, что разбирается тяжело. По поводу многих не сразу могла понять: нужны, не нужны? Хотя, возможно, это верный признак, что надо сразу жать на delete, если я про них несколько лет не вспоминала… Но процесс меня увлек. Открываю многие старые файлы и думаю: «Что это? Зачем это здесь?..» Приятные находки тоже есть, и в «Портфолио» в итоге идет то, что, на мой взгляд, было сделано действительно качественно».
Для тяжеловесных файлов, созданных в специализированных программах, я рекомендую делать понятные названия или сохранять «превьюшки». То есть файлы в простых форматах (текст или изображение), которые легко открыть и просмотреть, но с которыми не всегда можно работать напрямую. Если вам что-то понадобится – вы сможете быстро пролистать превью и уже потом напрягать компьютер пережевыванием гигабайтных файлов.
То, что сделали для вас. Итоги работы ваших подчиненных или наемных лиц тоже важны. В идеальном мире, где клиенты улыбчивы, исполнители трудолюбивы, а миром правят радужные принцессы, результат проекта хранится минимум у двоих: у того, кто запросил сделать задачу, и того, кто эту задачу выполнил.
Труд других людей стоит хранить в том случае, если вы еще планируете воспользоваться его результатами. Например, вы заказали копирайтеру статью и не удаляете ее до тех пор, пока не выложите на сайт. Или пока не разместите текст в большом проекте, собрав его из кусочков своего и чужого труда. Еще пример: вы покупаете иллюстрации и храните их, планируя прикреплять к каждому рекламному проекту в ближайшие полгода. Но если материал уже отработал в проекте и не представляет интереса для других задач, от него можно избавиться.