Никто не может быть использован резидентом на оперативной работе без предварительного одобрения со стороны отделения оперативной оценки службы внешней контрразведки оперативного управления. Запросы на такую оценку представляются резидентурами и оперативными группами в виде документа, известного под названием «персональная анкета», состоящего из двух частей. В первую часть анкеты, примерно на семи страницах, вписываются основные биографические данные: имя, отчество и фамилия, дата и место рождения, фамилии и имена родителей и членов семьи, названия школ, в которых учился, хронологический перечень мест работы, сведения о супружеской жизни, военная служба, гражданство — настоящее и прошлое, членство в политических организациях, хобби, особые личные качества, употребление наркотиков или другие пороки. Первая часть анкеты не раскрывает никакого оперативного интереса или планов в отношении потенциального агента. Вторая часть, в которой никогда не упоминаются подлинное имя агента или другие данные о нем, раскрывающие его личность, является документом примерно такого же объема, как и первая часть, и содержит подробное изложение оперативных планов использования агента. Первая часть документа увязывается со второй посредством номерной системы; во второй части агент обычно фигурирует под установленным для него криптонимом. Во второй части излагается предназначаемое для агента задание, перечисляются средства и каналы, с помощью которых были добыты и проверены сведения об агенте, изложенные в первой части, описывается прикрытие, которым пользовался сотрудник, обнаруживший и определивший возможности потенциального агента, излагаются все варианты возможного риска и выгоды в случае привлечения.
Сотрудники в отделении оперативной оценки проводят соответствующую проверку по картотекам и после изучения представленных материалов санкционируют использование потенциального агента или отклоняют просьбу резидента. Если в ходе рассмотрения материалов не обнаружится серьезных препятствий, то отделение оперативной оценки дает временное разрешение на ис-, пользование агента, имеющее силу на протяжении шести месяцев, по истечении которых оформляется оперативное разрешение, основанное на данных дополнительных проверок, произведенных резидентурой на месте и персоналом службы внешней контрразведки.
Досье ведутся на всех агентов, и их нумерация всегда начинается с числа «201», за которым следует число от пяти до восьми знаков. Досье под номером «201» содержит все документы, относящиеся к данному агенту, и обычно начинается с персональной анкеты и временного разрешения на использование агента. Однако досье «201» разделено на две части, каждая из которых в целях обеспечения безопасности хранится отдельно. В одной части досье — подлинные имена и названия, в другой, где все имена и наименования заменены криптонимами, содержится оперативная информация. Раскрытие той или другой части досье не приведет к одновременной расшифровке подлинного имени агента и характера его оперативного использования.