В искусстве бухгалтерии есть правило: нет бумажки – нет проводки. Под «бумажкой» имеется в виду первичный документ, а под проводкой – отражение этого документа в регистрах учета.
Существуют правила оформления и обязательные реквизиты, которые должен содержать первичный документ.
Правильно заполненный документ будет помощником в любой спорной ситуации, а его отсутствие – грубое нарушение правил учета.
По статистике, компании теряют миллионы рублей в год из-за отсутствия первичных документов или их неправильного заполнения. Пример источника потерь – это невозможность возместить уплаченный НДС (налог на добавочную стоимость) из бюджета при отсутствии первичных документов. Т. к. отсутствие последних означает, что операция не подтверждена.
Заметки
Пару недель назад, я проходила обучение по "управлению изменениями", где была представлена теория лучших западных практик. Важно понимать, что применительно к российским реалиям, не всегда то, что лучшее на Западе, у нас вообще когда-нибудь заработает: мы – специфический рынок, где нужен особый подход.
Это же касается и финансового блока.
CEO Google, Ю. Соловьева несколько лет назад прокомментировала: "Россия – рынок сложный, если не уникальный. Во-первых: особая конкуренция; во-вторых: наши бухгалтерские вопросы (когда нужно распечатать горы документов и проштамповать их) иногда заводят головную компанию в тупик. Многие вещи, которые они могут решать единым подходом в других странах, в Россию не вписываются”.
Итак, начнем с определения:
Первичный документ – это документ, при помощи которого компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события.
Первичные документы составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.
Наличие счета-фактуры необходимо для получения вычета по НДС, но получение вычета по одному лишь счету-фактуре в отсутствие акта или накладной будет являться неправомерным
Отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Перечень возможных первичных документов
Товарная накладная – документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью.