Акт сдачи-приемки – составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.
Документы, связанные с наличием объектов ОС. Например, акты приемки-передачи ОС по форме ОС-1, ОС-1а, акт ОС-4 оформляется при списании объекта ОС.
Авансовый отчет – документ, подтверждающий расходование выданных работнику средств, потраченных им на нужды предприятия. В качестве подтверждения осуществленных трат к отчету прикладываются первичные документы по каждой расходной хозоперации.
Счет-фактура – документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками. Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке.
Сведения в первичных документах
Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в законе № 402-ФЗ. Это, в частности:
– название документа;
– дата, когда такой документ был составлен;
– информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
– суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
– денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (например, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
– сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.
Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.
После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учете. Для этого документ должен поступить в бухгалтерию.
Ускорить процесс учета помогут автоматизированная система учета и электронный документооборот.
Глава 13. ERP: выбор автоматизированной системы учета
«Человек в XXI веке, который не будет уметь пользоваться ЭВМ, будет подобен человеку XX века, не умевшему ни читать, ни писать»
Академик В. М. Глушков
Вернемся ненадолго в прошлый век и представим себе бухгалтерскую учетную систему, состоящую из бухгалтерской книги, бухгалтерского журнала и множества ручных записей финансовых транзакций.
Сейчас же, для этих целей используются автоматизированные системы учета. Сокращенно их называют ERP (Enterprise Resource Planning – Планирование Ресурсов Предприятия).