Мы уже сейчас видим проблемы. Например, в нескольких архивах электронные описи не содержат указания на временной интервал создания документов дела в списке дел. И лишь совершив несколько кликов можно увидеть этот год. Либо обратная ситуация — год не виден на электронной карточке дела, и чтобы узнать его, нужно многократно прокликать несколько уровней и поймать тот, на котором год отображается. То же самое с формой предоставления документа — чтобы узнать оцифрован ли документ, нужно знать, где это смотреть. Часто ли архивы просят протестировать свои электронные сервисы и высказать замечания? Нет.
Комментарий Семенова В. В., руководителя МОО «Архивный Дозор».
Всё это создаётся в условиях тотального вакуума Росархива и его полного нежелания общаться с теми, кто архивом пользуется. Да, формально у Росархива есть Общественный совет, и он даже получил благодарность одной из комиссий «по прозрачности» за то, что все его заседания (несколько раз в год) записываются на видео. Собственно, оттуда мы знаем, что обсуждается на этом совете — к реальной архивной повестке это не имеет никакого отношения.
Архивы словно бы мстят пользователю, полностью отказываясь от того, чтобы услышать отзыв о том, что он делает. Описями будут пользоваться и архивисты и пользователи, но высказать по поводу качества описей пользователи не могут.
Справочник фондов (путеводитель) ещё один пример обязательного НСА. Такие справочники созданы по многим архивам. Они помогают понять, какие вообще фонды есть в архиве. К сожалению, большинство справочников доступно только в читальном зале самого архива в бумажном виде. Если справочник нужного Вам архива существует, но недоступен онлайн, напишите запрос с просьбой разместить его на сайте архива. Думаете, что Вас не услышат? Ниже, Вы увидите историю, когда нам удалось добиться размещения справочника на сайте.
Необязательный НСА.
Именные указатели к фондам. Есть в отдельных архивах к отдельным фондам в бумажном виде. Как правило, в архивах нет легкодоступной информации о том, к каким именно фондам созданы именные указатели. Что можете сделать лично Вы? Напишите в архив письмо с просьбой разместить на сайте архива перечень фондов, к которым имеются именные указатели.
Географические указатели к фондам. Аналогично.
Картотеки, созданные в качестве НСА к документам. Также могут быть предметно-тематические, фондовые, межфондовые и другие указатели. К сожалению, в большинстве архивов переводятся в разряд служебных, и сведения об их существовании недоступны пользователям.