Научно-справочный аппарат архивов России (Авторов) - страница 9
Показательно, что сокращен и перечень обязательного НСА — раньше таким являлся, помимо описей и путеводителя, систематический каталог, а теперь создавать его и поддерживать архив не обязан. Почему? Вероятно, по той же причине — чтобы не оцифровывать систематические каталоги, или взимать плату за доступ к ним, ведь они больше не являются обязательным НСА.
Казалось бы, перевод архивов в электронный вид наоборот дает отличные возможности для создания новых систематических каталогов и указателей. И нет необходимости уменьшать перечень обязательного НСА, логичнее наоборот расширить требования к архивам, но, увы, этого не происходит.
Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор». Эти Правила — унифицированные требования не только для госархивов, но и для муниципальных архивов, музеев, библиотек, научных организаций, которые имеют свою специфику деятельности. Видимо, решено оставить в качестве обязательного тот НСА, который ведется во всех этих организациях.
Итак, на что может теоретически рассчитывать пользователь, обращаясь в архив?
Описи фондов (обязательный НСА). Все документы, находящиеся в архиве, распределены между фондами. В пределах фонда — между описями. Одна опись содержит перечень дел. С точки зрения пользователя, идеальная опись содержит точное название каждого дела, годы создания документов, количество листов в нем, пометки о делах, находящихся в плохом физическом состоянии (ПФС-НФС), пометки о форме, в которой документ доступен пользователю (бумага, микрофильм, файл в читальном зале, файл онлайн), пометки о том, что дело не может быть выдано по той или иной причине. Идеальная опись доступна в Интернете бесплатно, в текстовом виде, и проиндексирована не только базой данной архива, но и сторонними поисковыми системами.
Это описание лишь мечты пользователя, а не требований, закрепленных в законе.
Идеальных описей в России почти нет. Как мы увидим дальше, архивы могут себе позволить не создавать идеальные описи.
Почему именно сейчас важно проговаривать какие описи нужны пользователям? Потому что завтра будем поздно об этом говорить. Сейчас архивы переходят документы и НСА в электронный вид. Скоро мы будем пользоваться только электронными описями. Если уже на этапе проектирования не заложить в интерфейс пользователя и архивиста нужные поля, то потом мы будем иметь «неидеальные электронные описи». Мы будем получать от архивов отписки, что переделывать уже поздно, и в законах не было указаний, что архив должен делать описи удобными и идеальными.