… Включаются все отметки о выбытии, передаче, уничтожении, объединении или разделении единиц хранения/единиц учета, их микрофильмировании или сканировании, наличии в них копий, переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов, о наличии особо ценных документов, об условии доступа и др. (с.46)
Таким образом, в описях, составленных в электронном виде, крайние даты и количество листов это обязательные поля.
Важно, там же:
При заполнении поля ЗАГОЛОВОК очень важно учесть, что при перечислении однородных единиц хранения в электронной описи категорически не допускается применение формулировки «То же». Заголовок единицы хранения должен воспроизводиться полностью. В противном случае поиск информации не будет эффективным
Есть Методические рекомендации и для бумажных описей:
Андреева Н. М., Белянина Л. И., Ларина В. Г. и др. Составление архивных описей: Методические рекомендации. М.: Росархив. ВНИИДАД, 2007. — 144с — доступно по адресу https://ru.b-ok.cc/book/3180626/13dadd
Я узнал, что в архиве есть «служебная картотека». Я могу потребовать доступ к ней?
«Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федераци»
4.2. Пользователь обязан:
4.2.15. Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.
Совет от юриста М.А.Колесова — для начала нужно письменно запросить основания ограничения доступа.
Если картотека «служебная» Вы не можете требовать доступа к ней. Но Вы можете запросить архив, почему картотека, содержащая важные для пользователей сведения, и не содержащая секретную информацию (или другие ограничения доступа), не размещена в общем доступе.
Возможно, она не помещается в читальный зал, или требует специальных знаний. Возможно, если ее оцифровать в рамках гранта, архив не будет этому противиться, а, может быть, будет даже рад. Если Вы знаете о существовании таких картотек, запросите официальную позицию архива о перспективах доступа к ним.
В нормативно-правовых актах не указано, что архив обязан делать все картотеки открытыми. Такая практика может осложнять работу всех исследователей, но формально архив имеет на это право. Что делать? Идти на диалог, искать варианты, уговаривать, аргументировать.
Зимой 2019—2020 года «Архивный Дозор» получил положительный ответ на просьбу об открытии нескольких картотек. Мы общались с Архивом Москвы, с ГАРФом, и были услышаны. Что-то уже сделано, что-то в работе.