Метрические книги не стали единственной темой сайта, постепенно на нем появилось несколько самостоятельных разделов, в том числе раздел, где размещен список существующих автоматизированных информационных систем (АИС), которые используют различные региональные и федеральные архивы, и представлены ссылки на отсканированные описи или базы данных.
Стоит отметить, что этот раздел в последние год-два весьма активно пополняется и обновляется. Совсем недавно значительная часть региональных архивов не предоставляла пользователям возможности ознакомиться с описями фондов «дистанционно», узнать, какие дела хранятся в том или ином архивном фонде, можно было только в читальном зале, изучив бумажные описи. К 2021 г. региональных и федеральных архивов, которые бы полностью игнорировали потребность изучать описи фондов удаленно почти не осталось, растет и число архивов, которые организуют возможность просмотра удаленно отдельных архивных материалов.
Вместе с тем положение дел нельзя назвать радужным — в архивах существует множество больших и мелких проблем с составлением и представлением НСА, поддержанием его в актуальном состоянии. В этом материале я хочу зафиксировать такие проблемы по состоянию на начало 2021 г. и попробую предложить пути их решения. Часть решений может выглядеть идеалистичной, но не стоит забывать, что еще 5 лет назад каждая оцифрованная архивная опись была подарком, а оцифрованные архивные дела — чудом.
1. Необходимость постоянной актуализации НСА.
Оцифровка описей и даже создание АИС — вовсе не «венец» того, как должен выглядеть НСА современного архива. Очень часто архивы делают существенную часть работы: выкладывают описи, сканируют документы, создают базы данных, а потом… забывают о них. Проходят месяцы и годы, архивные фонды пополняются новыми делами, в бумажные описи в архивах делаются пометки о включении в них тех или иных документов, из таких новых дел иногда формируются новые архивные описи, старые описи перерабатываются — идет постоянный процесс. Но «интернет-представительства» архивов он зачастую не затрагивает — в электронном виде представлены описи, актуальные 3-5-10 лет назад, они не дают пользователю всей картины. То же и с АИС — после первого запуска системы редкий архив «синхронизирует» представленную информацию с бумажными описями, если тот или иной фонд сразу не представлен списком дел, информация о его составе впоследствии может так и не появиться.
Очевидно, что изменение ситуации будет идти на пользу и самим архивам — возможность ознакомиться с описями фондов удаленно, существенно сократит нагрузку на читальные залы, и пользователям архивов. Сайты архивов, электронные каталоги, АИС нужно воспринимать как полноценные инструменты работы, они не должны функционировать по «остаточному» принципу.