2. Понимание интересов пользователя.
Будем честны — большинство архивов в плане размещения НСА следует за интересами пользователя. Почти всегда в первую очередь оцифровываются наиболее востребованные пользователями описи и отдельные архивные дела — метрические книги, ревизские сказки, материалы различных переписей. Однако в ряде случаев логика архивов выглядит странной — в электронный вид переводятся описи, дела из которых крайне редко используются. Например, на данный момент в списке оцифрованных описей Государственного архива Тамбовской области нет описей фондов, содержащих метрические книги, но есть описи фонда Тамбовского обкома профсоюза рабочих спиртоводочной промышленности.
Постепенное, а не всеобщее выкладывание описей легко объяснимо трудозатратами: в большинстве региональных, а тем более региональных архивах — тысячи архивных фондов: отсканировать, распознать, разместить на сайте их описи — долгий процесс. И все же хотелось бы, чтобы архивы подходили к процессу создания НСА не формально, а с пониманием того, что именно ждет пользователь.
3. Удобство использования НСА.
То, что НСА должен не только быть в принципе, но и быть удобным для использования, говорить излишне. Еще один пережиток общего отношения к НСА — игнорирование современных (впрочем, актуальных уже лет 20) особенностях работы с текстовыми файлами. Речь о возможности поиска по файлу, упорядочивании или фильтрации нужной информации. Пользователь электронных НСА часто бывает этого лишен, поскольку описи выкладываются в виде «картинок» — в формате jpg или нераспознанного pdf. Это более-менее понятно, когда описи в оригинале являются рукописными, но нередко архивы выкладывают в графическом формате описи, очевидно существующие в виде набранного на компьютере текста — это хорошо видно по особенностям форматирования. Из крупных российских архивов такой практики придерживается, например, ЦГА г. Москвы: выложенные на сайте архива описи востребованных фондов из сотен листов не распознаны, хотя в целом имеются в более удобном формате.
Вероятно, решением проблемы здесь могло бы принятия единого формата представления оцифрованных описей для разных архивов. Представление в виде графических файлов должно использоваться только для иллюстративных материалов и рукописных описей, во всех других случаях пользователь должен иметь возможность пользоваться описью как привычным текстовым файлом.
Отмечу, что существование рукописных описей архивных фондов в XXI в. — отдельный анахронизм. Конечно, в ряде случаев такие описи сами представляют исторический интерес (например, в РГАДА множество действующих описей фондов было создано 2—3 столетия назад, и с тех пор не менялось), однако в целом подобный подход устарел — рукописные описи следует постепенно переводить в более актуальные форматы.