Отдельно стоит остановиться на удобстве использования АИС архивов. Сейчас у архивов (со) существует сразу несколько форм представления данных в электронном виде — это может быть оболочка от компании ЭЛАР (наверное, самая популярная), система КАИСА-архив, какой-то самостоятельный движок; в АИС часто совершенно разные алгоритмы регистрации, разные алгоритмы просмотра дел и оплаты такого просмотра. Призывать к унификации стандартов в данном случае было бы некорректно: архив или надархивные структуры вправе сами определять свой выбор. Но для пользователя такое многообразие не всегда удобно — в разных архивах приходиться приноравливаться к особенностям той или иной системы. Возможно, можно желать лишь того, чтобы АИС во всех случаях были максимально «интуитивно понятными». Хорошим направлением может быть также «надстройка» базовой АИС архива дополнительными инструментами для работы с НСА и отдельными документами — например, возможность дистанционного заказа дел в читальный зал, копирования. Часть архивов (Государственный архив Тульской области, архивы Санкт-Петербурга) уже успешно идут по этому пути.
4. НСА в муниципальных и ведомственных архивах.
Почти все проблемы, описанные выше, актуальны для архивов федерального и регионального уровня. Вместе с тем в России существуют сотни и тысячи муниципальных (районных, городских) и ведомственных архивов. Их документы гораздо менее востребованы пользователями — отчасти из-за невозможности в принципе организовать изучение материалов (нет читального зала, не созданы полноценные описи), отчасти — от того, что документы таких архивов практически не включены в общий архивный оборот. Лишь небольшая часть муниципальных и ведомственных архивов имеют собственные сайты, еще меньше — знакомят пользователей с составом фондов, публикуя описи или создавая базы данных. Вместе с тем очевидна необходимость рассмотрения документов этих архивов в общем контексте с региональными и федеральными — в муниципальных архивах по-прежнему хранятся большие массивы дореволюционных документов (тех же метрических книг), не говоря о документах, актуальных для изучения биографий советского периода.
Хорошим примером в этом направлении может быть пример создания общероссийского каталога музейного фонда Российской Федерации (Госкаталог). По сути это единая база данных мест хранения музейных экспонатов (в т.ч. документального характера), причем в общем ряду в нее включены как предметы из крупных музеев, так и из небольших сельских. Такая же общая база могла бы быть создана и по местам хранения архивных документов — в первую очередь, для небольших архивов. Робкая попытка создания такого ресурса (он называется Центральный фондовый каталог) была предпринята несколько лет назад Федеральным архивным агентством, но ни удобство использования, ни специфика наполнения не выдерживают критики.