Физическая модель описывает, как следует выполнять каждое действие – вручную, автоматически или комбинируя то и другое. При этом необходимо принимать в расчет все виды ресурсов: людей, технологии и инфраструктуру. Для оценки финансовой обеспеченности составляется ориентировочный бюджет, включающий затраты на разработку и эксплуатацию. Также необходимо учитывать степень поддержки заинтересованных сторон. Сроки запуска должны устанавливаться с учетом первоначальных ожиданий от внедрения.
Степень детализации планов и документов в ходе физического проектирования зависит от масштаба изменений бизнес-процесса. Для небольшого проекта может быть достаточно краткого, но четкого заключения о необходимости изменения существующих процессов или потоков работ. Более крупные проекты требуют более глубокой детализации.
Поток работ – комбинирование действий в рамках одного или нескольких процессов, выполняемых одним подразделением. Такая работа организуется исходя из требований производительности.
Успешное проектирование процесса подразумевает рассмотрение действий в контексте как процесса, так и потока работ. Объясняется это тем, что результативность процесса можно повысить за счет производительности на уровне потока работ, и наоборот. Поэтому во избежание проблем необходимо оценивать последствия изменений как в одном, так и в другом разрезе.
По мере прояснения действий процесса становится очевидной потребность в бизнес-правилах. Бизнес-правила определяют, как и когда можно выполнять те или иные действия, и помогают контролировать поток действий. Примеры бизнес-правил: «если заказ на покупку превышает 50 000 долларов США, он должен быть одобрен финансами» или «когда общий объем продаж клиенту достигнет 30 000 долларов США, примените скидку в размере 10 %».
При определении бизнес-правил большинство организаций склонны усложнять их, чтобы устранить путаницу и обеспечить контроль. Сложность бизнес-правил, управляющих процессом, делает сложным и сам процесс. Но чем сложнее процесс, тем выше вероятность сбоя. Оптимальным подходом будет применение бизнес-правил только тогда, когда это действительно необходимо. Например, применяйте бизнес-правила для обеспечения соблюдения политик организации или внешних правил, уменьшения количества ошибок в процессах и ускорения их выполнения.
ИТ-подразделение в ходе проектирования процесса играет ключевую роль. Поскольку большинство процессов предполагают определенную степень автоматизации информационных потоков, информационные технологии могут стать средством повышения эффективности процесса.