Также хорошим ходом с точки зрения контроля была передача готовых документов в обработку другому человеку. Напоминаю, оформлялись документы на участках ЦО, Отпуска и реже в Регионах, а обрабатывались на участке Архив, что позволяло архивисту замечать и вовремя исправлять какие-то погрешности.
Наиболее ответственными, естественно, были участки ЦО и Регионы. На участке Отпуска девочки жаловались на монотонность и скуку. А на участке Архив, наоборот, бестолковая беготня. Поэтому мы сразу договорились, что, во-первых, никогда не будем ставить подряд ЦО и Регионы. Последовательность выбрали такую: ЦО – Архив – Регионы – Отпуска. А во-вторых, сидящие на Архиве всегда помогают тем, кто на ЦО и Регионах и заменяют их во время болезни. Если что-то случалось с Архивистом, то на помощь шел Отпускник. Хотя его мы старались не трогать, т.к. работа с отпусками, командировками и больничными носит «он-лайновый» характер.
Из недостатков такой системы распределения обязанностей можно назвать некоторый спад скорости работы в первые два-три дня перехода на новый участок, связанные с необходимостью «въехать» в несколько забытую тему. Ведь на каждом участке работник сидит один раз в четыре месяца. А также длительность подготовки новых работников – от восьми месяцев до года, т.е. по два – три месяца на каждом участке.
Но зато сколько плюсов!
– Работники ведут КДП в полном объеме.
– Цикл работы увеличивается с одного месяца до четырех, что притупляет ощущение «бега по кругу».
– Внесение данных в программу, хранение промежуточных и готовых документов полностью стандартизировано.
– Контроль ошибок друг за другом, поскольку и документы проходят через разных работников, и отчеты снимаются разными работниками.
– Практически исключается возникновение договоренностей с «любимчиками».
– Работники на месяц погружаются в одну тематику, меньше переключаются на другие вопросы, т.е. скорость работы увеличивается.
– Сохраняется возможность развития для неопытных работников. В частности, принимая слабого специалиста, мы ставили его на Архив. Он там мог просидеть и месяц, и два. Остальным мы просто меняли немного график смены участков. Теоретически неопытного работника можно подержать некоторое время на двух участках Архив-Отпуска.
– Архивист, у которого немного «он-лайновой» работы, в любой момент может встать на помощь на любой участок или заменить заболевшего.
В такой схеме распределения обязанностей я проработала больше пяти лет. Мой отдел (четыре кадровика, мой заместитель и я) в спокойном режиме обслуживал три тысячи человек. После увольнения (а наша Компания ликвидировалась) девочки все, как одна говорили, что в других Компаниях им не хватает смены деятельности по месяцам и автоматической помощи, которая предусмотрена такой схемой.