Итак.
Весь их кадровый функционал мы разделили на четыре части. Естественно, в него не включались функции мои и моего заместителя – штатное расписание, график отпусков, написание положений и прочее.
ЦО – оформление документов на приемы, переводы, увольнения и отпуска по уходу в Центральном офисе.
Архив – справки, отчеты, регистрация и заполнение трудовых книжек, обработка готовых документов (регистрация, проставление печатей, ознакомление работников, раскладка по местам и т.п.) – основном это были документы по ЦО и тех, кто работая в других городах, оформлялся в ЦО. Работник этого направления при необходимости встает на помощь другим участкам, в первую очередь ЦО.
Регионы – тоже самое, но в филиалах.
Отпуска – оформление документов на отпуска и командировки, больничные по всей Компании. Работник этого направления при необходимости встает на помощь во вторую очередь после Архива.
Чтобы не запутаться, мы все функции по направлениям записали. Бросили жребий, кто на какой участок садится. Исходя из жребия составили график. Договорились, что в отпуска можно идти, только находясь на участках Отпуска и Архив. И начали работать.
Первые дни в кабинете царил полный хаос. Девочки то пытались помочь другим выполнить дела по хорошо знакомым участкам, то бегали друг к другу спрашивали, что и как. Впоследствии они рассказывали мне, что ругали себя за такую придумку и несколько раз хотели предложить вернуться к старому порядку. Но что-то их зацепило. Уже через пару недель хаотичное беганье по кабинету стало более спокойным. Хотя у девчонок постоянно возникали вопросы друг к другу. Кстати, это очень сильно помогло им сплотиться.
Когда закончился первый месяц, девочки начали передавать по графику свои участки. Вот тут-то и вылезли вопросы всеобщей стандартизации. Крупными буквами они писали для себя правила, в каком порядке обрабатывать документы, как хранить. Это оказалось настолько критично, что специалисты готовы были сами покарать того, что отступал от общих правил.
Достаточно долго мне пришлось приучать девочек, что они передают свой участок вместе со своими недоделками и ошибками. И за их ошибки и недоделки теперь отвечает тот, кто принял дела. Здесь уже я лично пресекала все их попытки сунуться на свой прошлый участок для доделок и исправлений. После первых охов, ахов и извинений друг перед другом девочки начали к концу месяца приводить свои документы в надлежащий порядок и внимательнее относиться к ошибкам.
Лично для меня это был приятный бонус – дополнительный самоконтроль. Новый человек приходил в начале месяца на участок и не замыленным глазом отмечал недочеты. Конечно, они покрывали друг друга и далеко не все мне сообщали, но это и не было моей целью. Главное – ошибок стало гораздо меньше.