Можно написать примерно следующее:
Привет, Ким, группа из Миннеаполиса The Red Pills в рамках тура по 50 городам США выступит в Денвере 3 октября. Наша новая песня «I Hope I Never Know» на прошлой неделе прозвучала в сериале «Как избежать наказания за убийство» на телеканале ABC. Сообщите, если захотите взять интервью у группы для материала в Denver Post.
Ниже ссылки на альбом, новое видео и пресс-релиз. Если хотите, могу прислать по почте нашу пластинку или компакт-диск.
Спасибо!
ЭПК, пресс-релиз и промофотографии: http://myband.com/epk
— Ари Херстанд (менеджер/гитарист The Red Pills)
Отсутствие ответа не означает, что о вас не напишут
Вы не поверите, сколько раз я отправлял в различные издания похожие письма, не получал никакого ответа, а потом видел или полноценный анонс предстоящего концерта в газете/блоге, или же полностью перепечатанный пресс-релиз.
Всегда изучайте местные онлайн- и печатные издания, когда приезжаете в город. Иногда СМИ публикуют анонсы в печатных изданиях, но не пишут о них в онлайн-версии, и наоборот.
«Для немедленной публикации»
Такое выражение часто встречается в пресс-релизах компаний, объявляющих о выходе нового айфона или чего-то в этом роде. Тем не менее, когда вы заблаговременно пишете музыкальным обозревателям, вам не нужно, чтобы они анонсировали шоу в еженедельной газете за месяц до самого концерта. Поэтому укажите в верхней части пресс-релиза, когда вам необходима публикация.
«Для публикации на неделе со 2 октября».
Сроки
Сообщайте местной прессе о концерте примерно за четыре недели. Зачастую у музыкальных редакторов будет все забито на две недели вперед, но порой они срочно ищут, чем бы заполнить полосу на предстоящей неделе. Иногда, в зависимости от их организованности, они будут просить вас повторно написать им за несколько дней до сдачи номера (или публикации в блоге). Если напишете слишком рано (за два месяца), они не обратят внимания на ваше письмо, потому что оно неактуально. Но если напишете слишком поздно (менее чем за неделю), может оказаться, что вы опоздали и выпуск уже сформирован.
Если вам не ответили, напишите еще раз неделей позже. Оставив себе окно в четыре недели, вы можете писать повторные письма. Одна неделя такой возможности не даст.
Изучите издание
Прежде чем связываться с обозревателем, изучите издание, в котором он работает. Убедитесь, что оно действительно освещает искусство и развлечения. Узнайте, насколько часто (еженедельно, ежедневно, ежемесячно) оно выходит. И, конечно, выясните личную электронную почту и имя автора, обозревающего музыку и общественные события.