2. У вас должно быть несколько хранилищ информации.
3. Вы должны их регулярно опустошать.
Выкиньте все это из головы.
Если вы все ещё пытаетесь держать слишком много вещей в памяти, вас, скорее всего не убедит мотивация использовать и периодически опустошать «корзинки». Большинство людей относятся к этим инструментам легкомысленно потому, что они осознают, что инструменты не представляют собой дискретной системы: в их корзинке — некоторое количество незаконченных дел, но и их голове тот же самый список, а стало быть, их сознание и подсознание продолжают работать. Это все равно, что пытаться играть в пинбол в автомате, в столе которого слишком большие дыры, шарики все равно продолжают выпадать через них: какой смысл такую игру продолжать? Эти инструменты для сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля.
Держите их при себе, и не важно, где вы находитесь, вы всегда сможете занести в ваш список потенциально полезную идею — сделайте ваши инструменты такими же необходимыми вам, как зубная щетка, водительские права или очки.
Сократите число «корзинок» для сбора.
У вас должно быть столько корзинок, сколько нужно лично вам, но в то же время их число должно быть таким, чтобы просмотр их всех не был для вас утомителен. Важно, чтоб они были доступны вам везде, потому как нужные вам вещи могут всплыть, где угодно. Если у вас слишком много «корзинок», у вас не будет возможности просматривать их периодически и просматривать внимательно.
Чрезмерно большое количество корзинок редко может стать проблемой в случае, если вы используете электронные носители; реальная возможность улучшения для большинства людей все же на стороне простых инструментов, в основном, это блокноты и настольные лотки. Рукописные записи на листках должны быть сложены в надлежащем месте вместо того, чтобы валяться в ящиках стола или между страниц в блокнотах. Бумажные материалы должны лежать в лотках вместо того, чтобы быть разбросанными или сваленными в кучи, где бы то ни было.
По мере усложнения вашей работы необходимость в стандартных инструментах сбора информации будет возрастать. За годы работы вы, скорее всего, обратили внимание, что ваши лучшие идеи по работе приходили вам в голову вовсе не в офисе. Возможность подкрепить мыслительный процесс с помощью инструментов сбора информации — ключ к повышению продуктивности работы.
Регулярно опустошайте «корзинку».
Должно быть, последний фактор успеха сбора информации очевиден: если вы не опустошаете корзинку и не обрабатываете её содержимое, то ваши она не сможет служить иначе как хранилищем беспорядочно сваленного хлама. Опустошение корзины — это вовсе не доведение дела до завершения, это означает только то, что д о лжно изъять материал и определить, что же это такое и что с этим делать, и только потом организовать в некоторую систему. И не надо складывать дела обратно! Не опустошать корзинку — это все равно, что не выносить мусорное ведро — придется постоянно покупать новые, чтобы уместить весь накапливающийся мусор.