Например, работодатель может издать распоряжение, в котором он может определить размеры компенсации работникам за используемые ими для служебных переговоров мобильные телефоны. На таком распоряжении (приказе) для работодателя достаточно иметь подписи перечисленных в нем работников об их согласии с размерами причитающихся компенсационных выплат. Дифференциация размеров выплат может быть мотивирована как разной степенью потребности в использовании телефонов для служебных звонков, так и разницей в моделях телефонов и тарифных планах.
В организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (например, счета, чеки, выставленные торгующими организациями на частное лицо, а не организацию).
3.5. Доплаты к пособиям по временной нетрудоспособности
Многие организации производят в рамках социального обеспечения работников доплаты сверх максимальной суммы пособия по временной нетрудоспособности до среднего заработка работников за счет средств организации. При этом они могут использовать два варианта доплат:
– доплата до средней заработной платы, если она превышает 16 125 руб. в месяц (с 2008 года – 17 250 руб. в месяц в отношении пособий по временной нетрудоспособности и 23 400 руб. – в отношении пособий по беременности и родам), но с учетом страхового стажа работника;
– доплата до среднего заработка без учета стажа. Работодатель может разработать также свою процентную шкалу, например зависящую от стажа работы в организации.
Если в первом случае не возникает сомнений в правомерности отнесения доплаты к расходам на оплату труда как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, что подтверждается письмами Минфина России (от 20.12.2006 № 03-03-04/1/846, от 26.09.2006 № 03-03-04/2/212, от 04.07.2005 № 03-03-04/1/49, от 04.05.2005 № 03-03-01-04/2/74, от 31.10.2005 № 03-03-04/2/95, от 16.02.2005 № 03-05-02-04/26), то доплата, не учитывающая процент, причитающийся работнику по стажу, по мнению Минфина России, не оправданна.
Если организация установила в трудовом договоре иные процентные соотношения заработка и непрерывного стажа работы, учитываемые при расчете пособия по временной нетрудоспособности, то разница выплачивается за счет прибыли после налогообложения (письмо Минфина России от 21.09.2006 № 03-03-04/2/211).
Таким образом, если доплата обоснована высокой заработной платой работника, но при этом сумма доплаты учитывает процент выплаты, который причитается работнику в зависимости от страхового стажа, то эту доплату можно отнести в соответствии с п. 15 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда.