• конкретным исполнителям;
• руководству.
Без рассмотрения руководства исполнителям направляются документы, содержащие оперативную информацию, решения по которым могут принять сами исполнители. Документы передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Если исполнение документа предполагается в нескольких подразделениях, он размножается в необходимом количестве экземпляров и передается всем исполнителям.
Регистрация и контроль исполнения документов
Регистрация – это закрепление факта создания или получения документа путем простановки на нем даты и индекса и записи сведений о документе в регистрационных формах (журнале или карточке). Регистрации подлежат все документы, требующие учета или использования в качестве справочной информации. Не все документы регистрируются в службе ДОУ. Плановые, бухгалтерские, финансовые и другие функциональные документы регистрируются в соответствующих подразделениях, в службе ДОУ на них проставляется только дата поступления.
Примерный перечень нерегистрируемых документов следующий:
• сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;
• рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;
• печатные издания (газеты, журналы, брошюры, бюллетени);
• поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные письма;
• формы статистической отчетности;
• бухгалтерские документы;
• планово-финансовые документы;
• корреспонденция с пометкой «лично»;
• объяснительные записки;
• арбитражные и исковые документы.
Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки и передаются по назначению.
Регистрационные индексы присваиваются входящим документам в пределах календарного года.
Регистрационные журналы используются при относительно небольшом потоке входящих документов, поскольку поиск документов по журналам занимает много времени; кроме того, по журналу невозможно вести контроль исполнения документов. При большом потоке документов лучше использовать картотеки с карточками. В этом случае для отметок о присвоении очередного регистрационного номера используются специальные бланки – шахматные ведомости, которые заводятся на начало календарного года. Формы регистрационного журнала и карточки законодательно не регламентированы и устанавливаются самой службой ДОУ организации. При регистрации установлен следующий состав реквизитов входящего документа:
• автор или отправитель;
• название;
• дата документа;
• индекс (регистрационный номер) документа;
• дата поступления;
• индекс поступления;
• заголовок, краткое содержание;