Обработка исходящих и внутренних документов
Исходящие и внутренние документы гораздо проще в обработке. Вся обработка заключается в их регистрации и передаче исполнителям либо отправке. Регистрация не отличается от описанной выше для входящих документов. Из состава реквизитов исключаются дата и индекс поступления. Их регистрация происходит в день подписания или утверждения. При передаче внутреннего документа из одного подразделения в другое он регистрируется повторно.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по следующим видам:
• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• акты ревизий;
• протоколы заседаний;
• отчеты;
• докладные записки и т. д.
Документы в каждой группе регистрируются отдельно, регистрационные номера (индексы) присваиваются в пределах группы. Для внутренних документов применяется простая нумерация, например: Приказ №13, Протокол № 23, Акт № 33.
Внутренние документы организации передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме (журнале и карточке).
Служба ДОУ должна вести статистику обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные копии. Результаты учета документооборота доводятся до сведения руководства и служат основой для совершенствования методов работы с документами в организации.
Слово nomenclatura в переводе с латинского означает «перечень, роспись имен». Это слово используется в основном для обозначения перечня названий, как система терминов или категорий, употребляемых в какой-либо отрасли науки или техники. Номенклатурными кадрами именовался перечень руководящих должностей, назначение на которые утверждалось в СССР партийными органами. Однако к делопроизводству эта номенклатура не относится. Здесь имеет смысл номенклатура дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Это классификационный справочник, определяющий, как разделять документы по делам. Что такое дело? Стандарт определяет дело как совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Это сгруппированные и систематизированные документы, которые в таком виде удобно хранить, находить и использовать.
Номенклатура – важнейший инструмент организации делопроизводства. Она должна отвечать следующим требованиям:
• полный охват всех документов, получаемых или создаваемых в организации;
• разделение документов постоянного и временного хранения, их отдельная группировка в дела;