• четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов и исключает возможность ошибочного включения в него документов, не соответствующих содержанию или сроку хранения;
• систематизация внутри разделов по степени важности и срокам хранения.
Назначение номенклатуры очень широкое. Номенклатура дел применяется для классификации при распределении документов по делам. При этом заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки. С помощью номенклатуры отмечают ориентировочные сроки хранения дел. Сама она может использоваться вместо описи при сдаче дел на архивное хранение или для составления описей на дела. Кроме того, номенклатура имеет справочное значение при изучении и анализе структуры организации. Она также служит основой для построения информационно-поисковой системы по документам предприятия или справочной картотеки на документы.
Разработка номенклатуры дел включает следующие этапы:
• определение перечня документов;
• составление заголовков дел;
• разработка классификационной схемы;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексов и оформление номенклатуры.
В номенклатуру включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности организации, в том числе и документы временных комиссий или групп, а также документы, не оконченные делопроизводством и поступившие из других организаций. В номенклатуру не включаются справочники, сборники и другие печатные издания.
Самое сложное при составлении номенклатуры – это составление заголовков дел. Заголовок должен точно определять все входящие в дело документы и исключать вероятность включения документов из других дел. Заголовок содержит указание на род или вид документов (переписка, приказы, акты), а также данные о датах, корреспондентах и подлинности (оригинал или копия) документов. Уточняется также периодичность документов (например, годовой отсчет), а при наличии форм – их номер и условное обозначение.
Классификационная схема строится в иерархическом порядке и обычно отражает структуру организации. Первыми размещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов, затем – организационная документация об организации в целом (уставы, положения). Далее следуют дела с плановыми и отчетными документами, перепиской и другими документами.
При формировании дел могут использоваться несколько принципов группирования:
• номинальный признак: дела формируются по разновидности – приказы, протоколы, акты, справки;
• предметно-вопросный признак: за основу берется содержание документов, например документы по вопросам контроля качества;