Эффективное делопроизводство (Пташинский, Клоков) - страница 80

При нажатии кнопки, например, Верхний колонтитул на экране появляется галерея колонтитулов с готовыми образцами оформления (рис. 12.16).

Рис. 12.16. Выбор шаблона колонтитула из галереи

Остается выбрать подходящий колонтитул. Однако кое-что разработчики Word оставили пользователю на домысливание: все, что пишется в колонтитулах, можно форматировать как основной текст – выбирать размер и тип шрифта, выравнивать текст теми же инструментами, которыми это делается в самом тексте. Можно также менять цвет и даже плотность цвета. На это следует обратить внимание, поскольку таким образом можно существенно изменить выразительность текста. Колонтитулы можно сделать, например, светлее, тогда они не будут бросаться в глаза и подчеркнут важность основного текста; можно оформить служебную информацию в виде водяного знака – в общем, возможности здесь широки и все зависит от вашей фантазии.

Правильность письменной речи важна в любом документе. Дело здесь не только в грамотности: даже если вы в совершенстве знаете язык, на котором создаете документ, вы не застрахованы от опечаток. Word и в этом случае незаменимый помощник и даже учитель. Проверка грамотности вызывается на вкладке Рецензирование кнопкой Правописание.

Word проверяет орфографию и стиль, подчеркивая ошибки и опечатки красным цветом, а стилистические неточности – зеленым. Подчеркнутое красным следует исправлять так, как он подсказывает (исключения могут составлять слова, имеющие иностранные корни (Word может их не знать)), но со стилем лучше выбрать вариант самостоятельно – стилистические особенности русского текста сложны для автоматической обработки. Кроме того, стилистическая проверка может проводиться в разных режимах – для деловой переписки, обычного документа или создания произвольного текста. Например, если установлен режим делового письма, Word пометит в тексте стилистически правильные, но разговорные обороты, которые, по его мнению, неуместны в деловых документах.

В случае если незнакомые для программы слова в тексте встречаются часто, придется поработать, чтобы в дальнейшем не раздражаться. Нужно добавить каждое новое слово в словарь. Это делается просто: подведите указатель мыши к подчеркнутому слову, нажмите правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выполните команду Добавить в словарь. Учитывая, что в русском языке слова имеют много грамматических форм, такую операцию придется проделать несколько раз, включив в словарь все формы нового слова (например, его склонения или спряжения).