Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта (Петрова) - страница 22

4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.

Сокращения.

В текстах документов используются различные виды сокращений, которые изложены в «Словаре сокращений русского языка»:

1) почтовые сведения:

г. = город, обл. = область, р-н = район,

а/я = абонентский ящик, пр-д = проезд, пр-т = проспект;

2) географические понятия:

оз. = озеро, р. = река;

3) наименование должностей и званий:

проф. = профессор, член. – корр. = член-корреспондент, и. о. = исполняющий обязанности;

4) слово «год»: в 2005 г., в 2002–2004 гг., в 2003/2004 отчетном году;

5) денежные единицы: 300 руб., 70 коп., 30 р. 75 коп., б тыс. рублей, 18 млн долларов;

6) текстовые обозначения:

и т. д. = и так далее, и т. п. = и тому подобное, см. = смотри/смотреть, и др. = и другие, с. = страница, гл. – глава, т. = том.

7) единицы измерения:

кг = килограмм, км = километр, га = гектар, 0С = градус Цельсия, Вт = ватт.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например, МГУ (Московский государственный университет); по слоговому принципу, например, Минздравсоцразвития (Министерство здравоохраненияи социального развития); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» – буксир, «бух.» – бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов В.В.», или «В.В.Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.