Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
№ 25. «Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
№ 26. «Отметка о заверении копии». При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
Верно
Инспектор службы кадров
Личная подпись_______Т.С.Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
№ 27. «Отметка об исполнителе» включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А.Жуков
924 45 67
№ 28. «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
№ 29. «Отметка о поступлении документа в организацию» содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости– часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
№ 30. «Идентификатор электронной копии документа». Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
2.3. Язык и стиль официальных документов
Языком делового общения, используемым в делопроизводстве, является официально-деловой стиль. Деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.
Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения по существу, являются юридические лица – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, персонал организации. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов.