Вот несколько советов, как организовать свое время, чтобы всегда приходить на деловые встречи вовремя.
1. Переведите свои часы на 7-10 минут вперед. Даже зная о том, что часы спешат, человек подсознательно ориентируется на них.
2. Чтобы лучше контролировать свое время, планируя встречу, четко определите время отъезда – это гораздо важнее, чем время прибытия. Если вы планируете потратить на дорогу 20 минут, а при хорошем стечении обстоятельств – 15 минут, то выезжайте за полчаса.
3. Готовясь к деловой встрече или совещанию, откажитесь от намерения сделать что-то в последний момент, например начинать телефонный разговор за минуту до отъезда. Помните о своем обязательстве.
Если ваш деловой партнер постоянно опаздывает на встречи, вы можете сделать две вещи: во-первых, обратить его внимание на проблему, во-вторых, назначать встречи на 15 минут раньше, чем они в действительности начинаются.
Случалось ли с вами такое: вы чувствуете, что текущее совещание, проводимое вами, скучное и непродуктивное – просто потеря времени! Чтобы такого не произошло, следуйте нескольким несложным правилам – это поможет сделать совещания более эффективными, вызывающими энтузиазм для дальнейшей плодотворной работы:
– всегда объявляйте сотрудникам о цели предстоящего совещания;
– объясните каждому сотруднику, почему ему необходимо присутствовать на совещании. Например, вы можете сказать следующее: «Пожалуйста, подготовьте пятиминутный отчет о результатах переговоров с поставщиками»;
– приготовьте письменную повестку дня для всех участников и, если есть возможность, раздайте участникам за несколько дней до совещания;
– приходите на совещание раньше намеченного времени, чтобы успеть подготовиться к работе;
– начинайте совещание вовремя, даже если кроме вас присутствуют только двое сотрудников. Таким образом вы создадите себе репутацию человека, ценящего время других. Это будет тонким намеком, что вы ждете того же и от своих сотрудников;
– напомнив о цели совещания, приглашайте всех сотрудников к активному участию;
– контролируйте обсуждаемые темы: если кто-то отступает от повестки дня, тактично сообщите о времени, отведенном на обсуждение данного вопроса, и направьте обсуждение в нужное русло;
– в заключение суммируйте все сказанное и быстро закончите совещание.
Если вы выступаете на совещании не как организатор, а в качестве одного из приглашенных, то вам пригодятся следующие советы.
1. Постарайтесь заранее узнать, чему посвящено данное совещание, – вы можете задать этот вопрос лицу, пригласившему вас. Это прояснит для вас цели совещания, приведет к тому, что оно будет более плодотворным, или выявит необязательность вашего присутствия.